Il futuro del HR service: i limiti legati ad un HR tradizionale e come superarli con il fascicolo digitale del personale
Il reparto risorse umane (HR – Human Resources) sta assumendo un ruolo sempre più strategico nelle organizzazioni pubbliche e private, grazie alla transizione digitale.
L’adozione del fascicolo del personale in formato elettronico rappresenta una soluzione in grado di muovere un primo importante passo verso quello che sarà il reparto HR 4.0 del futuro: full paperless, facile da consultare, efficiente anche da remoto, anche in smart working.
Cosa approfondiremo:
- Limiti di un HR tradizionale
- La soluzione offerta da Bucap
- I benefici apportati dal fascicolo digitale del personale
Limiti di un HR tradizionale
Durante la sua vita lavorativa un dipendente genera un’ingente mole documentale che costituirà la sua storia professionale, raccolta poi nel fascicolo del personale aziendale: note spese, avanzamenti di carriera, richieste di maternità, certificati di malattia o infortuni, rimborsi, curriculum vitae, contratti d’assunzione, dotazione assegnata al dipendente, corsi di formazione seguiti, provvedimenti disciplinari, benefit e altro ancora.
La produzione di tutta questa documentazione cartacea va opportunamente gestita e conservata negli archivi aziendali. Si tratta spesso di attività che, se svolte in maniera tradizionale, richiedono un dispendio di tempo e risorse preziose a danno del core business.
L’ottimizzazione e l’automatizzazione di questi processi possono garantire all’organizzazione un importante vantaggio competitivo.
Le attività di reperimento e consultazione dei documenti conservati all’interno degli archivi comportano l’ulteriore problematica dell’applicazione delle best practice sullo stato di conservazione e sui criteri di catalogazione e archiviazione dei fascicoli: i rischi sono quelli connessi all’errore umano, ovvero il danneggiamento involontariamente o lo smarrimento. Quanto appena descritto può essere risolto attraverso il processo di dematerializzazione documentale, o adottando la soluzione della creazione di un fascicolo del personale e di un archivio digitale.
La soluzione offerta da Bucap
Il reparto HR può affidarsi alle soluzioni innovative offerte da Bucap: società specializzata nella digital transformation delle organizzazioni pubbliche e private. Il suo servizio di dematerializzazione documentale, archiviazione e conservazione in Cloud a norma di legge, si basa sull’utilizzo di sofisticate strumentazioni tecnologiche e su software di enterprise content management di ultima generazione B-Next ECM ideato per semplificare l’attività di ricerca, recupero e consultazione dei documenti in totale sicurezza.
B-Next ECM è integrato nativamente con B-CoD il software per la conservazione digitale a norma, al software B-Next Sign per automatizzare la firma elettronica e il software Piuma per la protocollazione digitale dei documenti.
Benefici apportati dal fascicolo digitale del personale
I benefici apportati nei reparti Human Resources dall’adozione del fascicolo digitale del personale sono:
- Dematerializzazione dei fascicoli del personale cartacei;
- Gestione centralizzata del fascicolo del dipendente più intuitiva grazie al design concepito per una user experience agile;
- Semplificazione dei processi e dell’attività di gestione documentale;
- Automazione delle attività quotidiane ripetitive;
- Riduzione dei tempi di consultazione, ricerca e modifica dei documenti;
- Documentazione sempre aggiornata e tracciamento degli accessi al fascicolo online;
- Gestione paperless dei processi in ambito HR;
- Risposte in tempi brevi alle richieste pervenute al reparto HR;
- Integrazione con gli altri sistemi informatici aziendali e interscambio dei flussi informativi;
- Visione d’insieme della situazione di ogni dipendente.
Il fascicolo del personale digitale ottimizza i processi di gestione dei reparti HR nel lungo periodo, garantendo una continuità lavorativa anche da remoto e apportando di conseguenza maggiore efficienza e trasparenza anche al resto dell’organizzazione.
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