Outsourcing dei servizi postali: l’esternalizzazione che snellisce l’organizzazione

I servizi postali e di postalizzazione possono assorbire molte risorse di un’organizzazione in termini di personale e di tempo. Nei casi in cui la gestione della corrispondenza non fosse il core business  dell’impresa, l’outsourcing dei servizi postali è una scelta strategica, soprattutto nei casi in cui tale funzione richieda invio, ricezione e smistamento di grandi volumi di corrispondenza.

L’esternalizzazione della postalizzazione: i vantaggi

I vantaggi legati all’outsourcing dei servizi postali sono evidenti a tutti coloro che debbano affrontare il problema del sovraccarico della funzione accessoria dell’ufficio posta.

• Gestione posta in entrata – Abbattimento delle tempistiche e delle risorse impiegate per il ritiro, il censimento e lo smistamento della posta in arrivo e normalizzazione dei documenti protocollati.
• Gestione posta in uscita – Nel caso di corrispondenza in uscita, il servizio non si limita all’imbustamento, all’affrancatura e alla consegna all’ufficio di Poste, si tratta invece di un processo che integra pienamente le spedizioni postali nel workflow documentale dell’azienda.

Outsourcing servizi postali: le soluzioni

Bucap offre servizi per l’esternalizzazione delle funzioni postali e di postalizzazione ad alto valore aggiunto, in grado d’integrarsi alla perfezione con tutti i flussi documentali del committente.

• Mailroom – mediante questo servizio, tutta la corrispondenza (cartacea e digitale) viene inserita nel flusso di gestione elettronica documentale. La corrispondenza in entrata viene dematerializzata attraverso acquisizione ottica e protocollata, quella in uscita viene normalizzata secondo gli standard qualitativi definiti (in termini di layout e impaginazione) e può essere sia postalizzata che inviata in multidelivery.
• Gestione Ufficio posta –  mediante questo servizio in outsourcing totale o parziale che parte dalla progettazione della strutturazione e della gestione di un contro postale, sulla base delle esigenze del committente. Bucap si avvale di know-how specifici nella gestione documentale e di macchinari professionali per la postalizzazione e per la dematerializzazione documentale.
• Printing – mediante questo servizio, nei casi in cui l’archiviazione della posta fosse in forma cartacea, Bucap può provvedere alla stampa della corrispondenza elettronica in entrata. Questo servizio può essere di supporto anche nella fase finale della gestione della posta in uscita, con l’outsourcing della stampa su layout standardizzato della corrispondenza.

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