L’importanza della dematerializzazione massiva di archivi con processo certificato

Nell’era della Trasformazione Digitale la dematerializzazione massiva di archivi con processo certificato diventa un passaggio necessario per tutte le aziende pubbliche e private che vogliono continuare a presidiare un mercato in continuo mutamento. Vari i vantaggi che ne derivano, non solo in termini di costi e ottimizzazione del lavoro, ma anche di riduzione di sprechi e miglioramento della tracciabilità. 

In questo articolo vedremo:

• La dematerializzazione massiva di archivi con processo certificato
• Le fasi della dematerializzazione massiva degli archivi cartacei
• Dematerializzazione: un primo passo verso una nuova gestione documentale
• I vantaggi della dematerializzazione

La dematerializzazione massiva di archivi con processo certificato

La dematerializzazione massiva di archivi con processo certificato consiste nella trasformazione in copia informatica di tutta la mole documentale analogica che, attraverso la certificazione di processo, mantiene la sua efficacia probatoria. Due elementi fondamentali devono concorrere per la certificazione di processo: la presenza di una procedura tecnologica, che garantisca la corrispondenza dell’originale e della copia in termini di forma e contenuto, e la previa descrizione e certificazione del processo, con lo scopo di conferire ai documenti risultanti dal processo di scansione l’efficacia probatoria prevista. Per snellire il processo di attestazione della copia risultato di ciascun documento all’interno di un archivio, l’allegato 3 delle Linee guida dell’Agenzia per l’Italia digitale ha previsto che:

•  in ambito oggettivo: il ciclo di dematerializzazione massiva deve essere certificato da organismo terzo in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001, con campo di applicazione specifico per i servizi di progettazione e dematerializzazione massiva di documenti;
• in ambito soggettivo: il ciclo di dematerializzazione dovrà concludersi con il metodo del raffronto a campione dei documenti, generando una certificazione ovvero un risultato probatorio differente a seconda che il rapporto di verificazione sia firmato da un pubblico ufficiale o da un soggetto privato.

Le fasi della dematerializzazione massiva degli archivi cartacei

Il processo di dematerializzazione massiva di archivi con processo certificato prevede che nella fase iniziale, ovvero la descrizione del procedimento di dematerializzazione presente nell’attestato di conformità, siano presenti le seguenti informazioni:

•  Anagrafica del committente;
•  Codice identificativo univoco del lotto sottoposto a scansione;
• Tipologia e volumi del lotto di documenti sottoposto a scansione;
•  Requisiti tecnici e/o vincoli di progetto;
•  Finalità della scansione;
•  Riferimento al contratto tra fornitore e committente (in caso di outsourcing);
• Luogo, data e orario di inizio e di fine della scansione a cui si è assistito;
•  Nomi dei referenti presenti al processo di scansione;
•  Riferimento alla documentazione di analisi/progetto o di sistema;
•  Nome e versione del software di elaborazione digitale delle immagini che è stato utilizzato;
•  Segnalazione di eventuali criticità, anomalie riscontrate;
• Parte descrittiva delle fasi e dei controlli.

A questa fase segue l’acquisizione massiva di tutto il materiale analogico in archivio attraverso scanner professionali che devono essere dotati di sistemi di lettura ottica, nello specifico di algoritmi di elaborazione digitale delle immagini in grado di migliorare la qualità delle immagini e correggere automaticamente i più comuni errori. Infine segue l’attestazione di conformità, la quale attesta che la copia digitale di ogni documento analogico è effettivamente conforme all’originale. L’attestazione di conformità può essere rilasciata da un pubblico ufficiale, nel caso si tratti di documenti pubblici, o da un notaio, quando il processo coinvolge documenti provenienti da un ambito privato.

Dematerializzazione: un primo passo verso una nuova gestione documentale

La dematerializzazione massiva degli archivi con processo certificato è un delicato processo che garantisce il trasferimento in digitale di un archivio precedentemente analogico, ma è anche il primo step verso la riorganizzazione, in ottica digitale, dei vari processi aziendali coinvolti nella gestione documentale. Per questo è necessario affidarsi a un’azienda come Bucap che grazie alla sua pluridecennale esperienza è in grado di seguire qualsiasi azienda, sia pubblica che privata, nelle varie fasi del processo. Oltre alla dematerializzazione massiva di archivi con processo certificato, Bucap offre soluzioni di:

• Analisi e revisione dei flussi documentali: per assistere e supportare il Cliente nell’implementazione di sistemi e processi digitali in ottica paperless.
•  Implementazione di servizi di firma elettronica: per ovviare alla stampa dei documenti sui quali è necessario apporre la firma, grazie a un sistema integrato di automazione dei processi di firma elettronica.
• Attività di gestione dei flussi documentali: per la gestione dei documenti dematerializzati, con programmi di gestione documentale che possono basarsi sul protocollo informatico o su software meno vincolanti normativamente come le piattaforme di ECM.
• Sistema di Conservazione: per la corretta conservazione dei documenti digitali nel tempo, attraverso un insieme di attività e strumenti che garantiscono gli standard di integrità, autenticità, accessibilità, leggibilità e riservatezza.

I vantaggi della dematerializzazione

Nonostante vi sia ancora una certa resistenza culturale all’uso del digitale in ambito aziendale per quanto concerne la documentazione, la dematerializzazione è uno strumento che porta vari vantaggi, nello specifico:

• Riduzione dei costi relativi alla gestione e all’archiviazione dei documenti analogici;
• Riduzione del tasso di errore legato alle operazioni manuali di gestione tradizionale dei documenti analogici;
•  Aumento della produttività e dell’efficienza;
•  Aumento della velocità di gestione e condivisione dei documenti;
• Rapidità nel reperire i documenti;
•  Miglioramento della comunicazione interna ed esterna;
• Controllo costante sui processi che coinvolgono i documenti e tracciabilità, a cui si collegano i valori di trasparenza e qualità nella gestione delle informazioni.

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