Le linee guida AgID in materia di software di gestione documentale
Il primo gennaio 2022 sono entrate in vigore le Linee Guida AgID Linee Guida AgID relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Pertanto, diventa necessario per Enti dotarsi di un valido software che supporti il sistema di gestione documentale, applicativo d’uso quotidiano e vero fulcro dell’intero sistema informativo.
Di seguito, le caratteristiche essenziali di un software di gestione documentale in base a quanto previsto dalle Linee Guida.
Software di gestione documentale: da protocollo informatico a sistema di gestione informatica
Con l’entrata in vigore delle Linee Guida AgID si è definitivamente sancito il passaggio dal protocollo informatico al sistema di gestione documentale, ciò significa che il software di gestione documentale è chiamato a gestire non solo il registro di protocollo, ovvero la registrazione univoca e progressiva della movimentazione documentale in entrata e in uscita, ma l’intero archivio, inteso come l’insieme di tutte le strutture che lo compongono, vale a dire fascicoli, altre tipologie di aggregazioni documentali, registri e repertori.
Ciò implica un utilizzo pervasivo del software, esteso a chiunque operi nell’Ente a prescindere dalla mansione svolta. È necessario, quindi, adottare un software che sia progettato in modo da garantire un alto livello di funzionalità e che, al contempo, sia altamente intuibile perché utilizzato quotidianamente da una vasta platea di utenti.
Nello specifico, il software di gestione documentale deve consentire:
- la gestione completa dei fascicoli informatici, così come descritto all’articolo 65 del TUDA, dotati dei metadati descritti nell’Allegato 5 e capace di raggiungere gli obiettivi indicati dall’articolo 41 del CAD, nell’ottica di un utilizzo esteso del sistema; fino alla conservazione, così come descritto all’articolo 44 del CAD;
- la possibilità di gestire gli strumenti archivistici diversi dal titolario, in particolare il piano di fascicolazione e di scarto;
- la gestione di tutte le strutture di archivio serie di fascicoli e di documenti, repertori, e altri registri;
- la possibilità di poter gestire la fase attiva della formazione dei documenti.
Interoperabilità, usabilità e automazione
Le Linee Guida rafforzano l’unicità del sistema di gestione informatica dei documenti (o SGID), considerandolo la componente unica del sistema informativo a cui ogni altra componente deve far riferimento in materia documentale. Affinché possa assolvere questo delicato ruolo, è necessario che lo SGID sia dotato di un set di API particolarmente esteso in modo che gli altri software, in caso di necessità, possano utilizzare le funzioni fornite dal sistema per ogni aspetto della gestione documentale, in modo da favorire l’interoperabilità.
Come già evidenziato in precedenza, il software di gestione documentale viene utilizzato da qualsiasi dipendente dell’Ente a prescindere dalla mansione. Nello scegliere il software, è importante quindi valutare l’usabilità, ovvero considerare quanto è intuitiva l’interfaccia utente: più è intuitiva, più i dipendenti utilizzeranno di buon grado il software, soprattutto nella fase attiva della produzione documentale.
Passando all’operatività, un software di gestione documentale deve facilitare la collaborazione, attraverso cruscotti e scrivanie, da cui è possibile:
- gestire le varie attività relative a documenti e pratiche;
- garantire la gestione dei profili del personale e dei diritti di accesso in modo estensivo basandola su gruppi e ruoli, più che sui singoli e sull’organigramma;
- permettere di gestire il personale, soprattutto in caso di assenza, tramite l’attivazione di deleghe e/o accessi impersonificati;
- ridurre tutte le possibili problematiche derivanti dall’uso del documento informatico prevedendo specifiche e avanzate funzionalità relative al trattamento dei documenti.
Anche in ambito di gestione documentale l’automazione assume un ruolo chiave in ottica di efficienza e flessibilità dei workflow lavorativi. L’utilizzo di tecniche di elaborazione avanzate, come ad esempio il machine learning, apporta vantaggi in termini di miglior impiego delle risorse e circolazione delle informazioni.
Per questo motivo, è importante che il software di gestione documentale sia progettato in modo da agevolare in tutti i modi l’automazione delle attività.
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