Le nuove linee guida AgID
Da gennaio del 2022 tutti i provider di servizi di BPO per la conservazione digitale e gli altri attori coinvolti nel settore dovranno attenersi alle nuove linee guida AgID (pubblicate l’11/09/2020) che forniscono alla PA le indicazioni in merito alla corretta gestione documentale e che andranno a sostituire i DPCM del 3/12/2013 – “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” e il DPCM del 13/11/2014 – “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”.
Lo scopo è unificare e ammodernare la normativa in merito alla formazione, gestione e conservazione dei documenti elettronici all’interno della Pubblica Amministrazione. Si tratta perciò di una raccolta unica di norme in grado di regolare in maniera univoca e più flessibile una materia così complessa e fortemente discussa, soggetta a continue evoluzioni e aggiornamenti.
Cosa vedremo in questo articolo:
- Novità in ambito della conservazione documentale
- Il ruolo strategico del responsabile della conservazione digitale
Novità in ambito della conservazione documentale
Le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici si compongono di 6 allegati:
- Glossario dei termini e acronimi
- Formati di file e riversamento
- Certificazione di processo
- Standard e specifiche tecniche
- Metadati
- Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati
In questo articolo ci concentreremo in particolare sull’aspetto della conservazione documentale intesa non come conservazione di singoli documenti, bensì di un insieme documentale complesso e dei differenti metadati delle tipologie documentali a questo associate.
Le novità introdotte riguardano soprattutto il ruolo chiave del responsabile della conservazione digitale all’interno delle amministrazioni e l’introduzione di un maggior numero di metadati di diverse tipologie previsti per le Pubbliche Amministrazioni da attribuire ai documenti conservati in formato digitale.
Il ruolo strategico del responsabile della conservazione digitale
Il responsabile della conservazione digitale è il “soggetto che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia”.
Si tratta perciò di un professionista dotato di particolari competenze trasversali in ambito archivistico, giuridico e informatico così da avere una visione olistica dello stato delle cose. Su di lui ricade la responsabilità giuridica sulla conservazione documentale anche nei casi in cui questa venga affidata a conservatori esterni.
All’interno delle amministrazioni pubbliche il responsabile della conservazione digitale deve essere essere un funzionario interno o un dirigente, mentre nel privato questo importante ruolo può essere affidato anche a un soggetto esterno purché si tratti di un soggetto terzo rispetto al conservatore, aspetto necessario affinché non si venga a creare alcun conflitto d’interesse.
Il responsabile della conservazione digitale deve essere dotato dei giusti requisiti e competenze per svolgere efficacemente il delicato compito di governare l’intero processo di conservazione occupandosi di monitorarne lo svolgimento in termini di sicurezza e conformità con la normativa.
Inoltre egli elabora il Pacchetto di Versamento (PdV o SIP – Submission Information Package) attenendosi alle indicazioni su tempistiche e modalità contenute all’interno del manuale di conservazione (da lui stesso predisposto in formato elettronico con provvedimento formale, pubblicato e mantenuto aggiornato) e lo trasmette al sistema di conservazione assicurandosi personalmente dell’esito della transazione.
Le linee guida si esprimono con maggiore novizia di dettaglio anche sulla delicata fase di rifiuto del PdV e nell’ipotesi in cui è possibile sottoscrivere un Pacchetto di Archiviazione (PdA) con la firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione documentale e il sigillo digitale del conservatore. Il responsabile della conservazione ha il dovere di firmare o sigillare digitalmente i Pacchetti di Distribuzione (PdD) rilasciati su precisa richiesta degli utenti.
Nel caso in cui si tratti di conservazione in cloud e siano coinvolti provider esterni questi devono essere società specializzate nella conservazione documentale come Bucap S.p.A., affinché sia garantito il pieno rispetto dei più alti standard di qualità in termini di affidabilità, trasparenza e sicurezza delle attività svolte.
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