Paperless: perché dematerializzazione e digitalizzazione differiscono
La dematerializzazione e la digitalizzazione sono processi spesso confusi tra loro, tanto che i due termini vengono utilizzati come sinonimi. In realtà si tratta di due fasi differenti del più ampio processo di gestione documentale in ottica paperless che mira alla creazione di complessi informativi aziendali, con lo scopo di rendere documenti e informazioni immediatamente fruibili.
In questo articolo vedremo:
- La dematerializzazione documentale
- La digitalizzazione documentale
- L’importanza del management documentale paperless
La dematerializzazione documentale
Il termine dematerializzazione indica il processo attraverso il quale si procede alla “dematerializzazione” di un documento cartaceo con la produzione di cosiddette copie per immagine, a cui può essere attribuito valore probatorio se le stesse sono prodotte “attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia”. La copia per immagine assume valore probatorio differente se l’attestazione è effettuato da un pubblico ufficiale/notaio (valore probatorio privilegiato) oppure da un privato (valore probatorio semplice).
La digitalizzazione documentale
La digitalizzazione riguarda invece i processi da cui i documenti sono originati. La digitalizzazione è essa stessa, un processo “ad alto impatto” che riguarda tutta l’azienda e la sua organizzazione. Ripensare i processi in ottica paperless richiede e combina analisi di contesto, normativo, tecnologico e organizzativo e attenta valutazione dei rischi associati.
L’importanza del management documentale paperless
La gestione documentale paperless è il prodotto del processo rivoluzionario organizzativo noto come digital transformation che deve essere supportato da sistemi documentali affidabili, sicuri e in grado di rispondere ad un nuovo modo di gestire documenti, informazioni e processi e relazioni fra stakeholders. B-Next ECM di Bucap è stato progettato con lo scopo di accompagnare le aziende nella sfida del “shift to digital“.
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