Gestione Documentale nella Pubblica Amministrazione
Il Processo di Digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione iniziato in Italia nel 2005 con l’introduzione del Codice dell’Amministrazione Digitale, nonostante le resistenze iniziali oggi sta avanzando più veloce e gli archivi cartacei stanno lasciando sempre più spazio agli archivi digitali.
Lo scopo è quello di abbandonare i documenti cartacei a favore di quelli informatici e, puntare all’efficientamento dello scambio di informazioni e dati tra amministrazioni, imprese e cittadini, secondo precisi standard di processo condivisi.
Il Processo di Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione necessita ancora di più di una corretta formazione, gestione e conservazione degli archivi informatici.
La Gestione Documentale nella Pubblica Amministrazione deve seguire linee guida ben precise a garanzia del corretto adempimento degli obblighi amministrativi, archivistici e giuridici tipici della Gestione degli Archivi Pubblici.
In questo articolo:
- La gestione Documentale nella PA
- Principali Vantaggi
- Bucap per la Pubblica Amministrazione
- Servizi e Soluzioni offerte
La Gestione Documentale nella PA
La corretta Gestione Documentale nella Pubblica Amministrazione è declinata nelle Linee Guida sulla formazione gestione e conservazione dei documenti informatici durante il loro intero ciclo di vita (formazione, trasferimento, archiviazione e conservazione digitale) che hanno lo scopo di garantire sicurezza, qualità ed efficienza all’intero processo di gestione documentale.
Le linee guida sulla Gestione Documentale sono emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) il 10 settembre 2020 (Art. 71 del CAD) e pienamente applicabili dal 01/01/2022.
Si tratta di un processo sempre più strategico per la Pubblica Amministrazione che, in un momento di forte accelerazione verso la digitalizzazione, necessita di rendere disponibile documentazione e dati per la consultazione, la condivisione e la conservazione anche da remoto in modo svincolato dai tradizionali approcci fisici.
Approfondisci “Le fasi del Ciclo di Vita di un Documento informatico”.
Principali Vantaggi
Tra i principali vantaggi apportati dall’adozione di una corretta Gestione Documentale nella Pubblica Amministrazione, troviamo:
- Garantire ai cittadini servizi più rapidi, efficaci e sicuri, anche da remoto;
- Trasparenza dell’azione amministrativa;
- Riduzione generale dei costi legati alla stampa e all’archiviazione dei documenti cartacei e degli spazi fisici occupati;
- Maggiore competenza interna ed efficienza;
- Conservazione dei documenti più sicura;
- Riduzione degli errori e maggiore competitività.
Approfondisci l’argomento con il nostro articolo “Le 5 regole di una Gestione Documentale semplice”.
Bucap per la Pubblica Amministrazione
Il processo di Gestione Documentale è complesso e richiede tempo e risorse qualificate ed esperte, che Bucap è in grado di mettere a disposizione della Pubblica Amministrazione garantendo, grazie alla professionalità ed esperienza quarantennale che la contraddistingue, processi e servizi, completi e modulari, pienamente rispondenti alle norme AgID: per questo è il partener ideale per supportare la PA nella sfida della gestione documentale e della digital trasformation.
Servizi e Soluzioni offerte
Bucap S.p.A. per una corretta Gestione Documentale nella Pubblica Amministrazione offre una soluzione Full Paperless che comprende i seguenti servizi e prodotti:
• Digitalizzazione dei documenti cartacei;
• Dematerializzazione Certificata di Processo;
• Conservazione Digitale norma e servizio di Cloud Data Center;
Tra i Software messi a disposizione da Bucap S.p.A. per la Pubblica Amministrazione invece:
• B-Next ECM – Enterprise Content Management, flessibile ed efficiente per la corretta Gestione Documentale;
• B-Next Sign, un sistema integrato di firma elettronica;
• Piuma, il software per la Gestione del Protocollo Informatico obbligatorio per tutti gli enti pubblici, che garantisce la tracciabilità dei documenti, nel pieno rispetto della normativa vigente;
• B-CoD, per la conservazione digitale verificato e approvato dall’AgID e dagli Enti di certificazione preposti.
Contattaci per avere maggiori informazioni sulle nostre soluzioni di Gestione Documentale nell’ambito della Pubblica Amministrazione.
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