Servizio di gestione della corrispondenza aziendale: quando la mailroom è high-tech
Un servizio di gestione della corrispondenza aziendale di elevato valore aggiunto deve prevedere la fornitura di infrastrutture ad alto livello di automazione. La gestione della corrispondenza in entrata e in uscita, lo smistamento e l’archiviazione sono processi che, soprattutto per le realtà strutturate, possono assorbire molte risorse ed esporre l’azienda a rischi e ritardi.
Grazie a un servizio professionale di gestione della posta aziendale, la mailroom può divenire un centro d’eccellenza dell’organizzazione, conformando anche la corrispondenza agli standard di gestione documentale dell’azienda, integrando alla perfezione il flusso in entrata con il protocollo documenti.
I vantaggi di un servizio di gestione professionale della corrispondenza aziendale
- È una soluzione efficiente indipendentemente dai flussi – Particolarmente indicata per chi deve gestire volumi discontinui di corrispondenza.
- Esclude l’errore – Grazie alle soluzioni di automazione, l’intervento umano è minimo, così come sono conseguentemente minimizzati i casi di errore.
- Libera risorse – Uno dei vantaggi più significativi della mailroom automation è la possibilità di dedicare le risorse attualmente impegnate nella gestione della corrispondenza aziendale a compiti più orientati al business.
- Contribuisce a mantenere un’elevata standardizzazione documentale in azienda – I processi legati a un servizio di mailroom management consolidano lo standard di gestione documentale dell’organizzazione.
La soluzione Bucap per un servizio di mailroom e multi delivery eccellente
Il servizio proposto da Bucap per la gestione elettronica documentale e la protocollazione della corrispondenza in entrata e in uscita prevede quattro processi che coprono tutta la funzione aziendale per renderla più efficiente:
- Gestione della corrispondenza in entrata: nell’ambito di questo processo, il servizio proposto da Bucap si occupa della ricezione, della protocollazione, classificazione, smistamento e delivery della posta in entrata.
- Gestione della corrispondenza in uscita: raccolta delle comunicazioni o dei flussi di dati, normalizzazione delle comunicazioni secondo gli standard aziendali, postalizzazione e/o multidelivery.
- Dematerializzazione documentale: grazie alle più avanzate tecnologie per l’acquisizione ottica la corrispondenza viene digitalizzata.
- Archiviazione: nell’ultima fase del ciclo di gestione della mailroom aziendale i documenti oggetto di corrispondenza possono venire archiviati in formato fisico, elettronico e avviati a conservazione digitale.
Area Editoriale