I 5 passi per introdurre il sistema di gestione documentale in un’organizzazione

L’introduzione di un sistema di gestione documentale in un’organizzazione, sia essa un’azienda, un ente o uno studio di professionisti, è uno di quei cambiamenti che deve essere affrontato secondo le migliori prassi. Questo per trasformare la rivoluzione del document management system in una concreta opportunità di miglioramento dell’efficienza ed evitare i traumi organizzativi che possono derivare da un innesto maldestro delle automazioni nei workflow esistenti.

Ecco dunque cinque step fondamentali che guidano l’organizzazione verso il grande salto nel mondo della gestione documentale informatica. Cinque consigli per introdurre al meglio il document management system.

1. Categorizzare le tipologie di documenti prodotti e gestiti – La classificazione dei documenti è uno dei principi fondamentali dell’archivistica ed è un ottimo punto di partenza per integrare il sistema di gestione documentale.
2. Analizzare accuratamente il workflow documentale esistente – Le buone prassi di analisi che si sono sedimentate in anni di attività, le esigenze organizzative e funzionali di un workflow esistente sono informazioni preziose che devono essere alla base del document management system.
3. Allineamento interno – È importante che il personale amministrativo e operativo sia coinvolto attivamente nell’introduzione del nuovo sistema. Anche per avere feedback sulle eventuali criticità fin da subito. Ma anche per creare quella cultura organizzativa fondamentale per la gestione del cambiamento.
4. Dal micro al macro – Iniziare da una sola funzione organizzativa può aiutare l’organizzazione a digerire meglio il cambiamento e a rilevarne l’impatto in un ambito circoscritto. Ma è da ricordare che l’efficienza si avrà solo con l’adozione del sistema da parte di tutti i livelli della struttura.
5. Sistema al sicuro – Ultimo step è la creazione della gerarchia di accesso ai documenti. Frutto della stessa analisi dei workflow esistenti, la definizione delle tipologie di user e di permessi di accesso è fondamentale per garantire la sicurezza del patrimonio informativo dell’organizzazione.

L’introduzione del sistema di gestione documentale, soprattutto nelle organizzazioni complesse come possono essere le grandi aziende o gli enti della Pubblica amministrazione, è un processo molto delicato. È un’operazione che richiede una reingegnerizzazione dei processi, ma i risultati in termini d’efficienza non tardano a farsi vedere.

Per questo, il servizio di automazione del flusso documentale proposto da Bucap prevede un’accurata fase di analisi e di consulenza che guida le aziende, i professionisti e gli enti pubblici già nella fase della definizione delle esigenze e delle funzionalità del sistema.

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