Il protocollo informatico nella PA deve prevedere l’accesso ai documenti da parte di personale autorizzato e, per questioni di trasparenza e di servizio, anche da parte del cittadino.

Si profilano, dunque, due tipologie di autorizzazioni all’accesso: una verso l’interno e una verso l’esterno.

Per ciò che riguarda l’autorizzazione all’accesso da parte degli utenti dell’Amministrazione, i criteri di concessione di tali autorizzazioni devono essere stabiliti dal Responsabile del Servizio di protocollo informatico. Il sistema informatico sul quale si basa il sistema di gestione documentale deve offrire la possibilità di permettere o limitare l’accesso a determinate tipologie di documenti o informazioni.

L’accesso esterno ai documenti amministrativi gestiti dal protocollo informatico può avvenire, secondo le norme tecniche, anche attraverso procedure applicative terze rispetto al sistema o strumenti di acquisizione diretta dei documenti e delle informazioni del sistema.

A latere di ciò, in entrambi i casi, dovrà comunque essere garantita la privacy dei dati attraverso l’accesso selettivo al sistema e alla disposizione dei documenti.

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