Può accadere che, durante l’inserimento manuale di una registrazione di protocollo informatico, si commetta un errore che ne richieda l’annullamento o la variazione. Come comportarsi?

In questi casi la prima cosa da fare è di consultare il Manuale di gestione del protocollo informatico in modo da riscontrare eventuali procedure specifiche per l’annullamento o la variazione della registrazione e, subito dopo, avvertire il Responsabile del servizio per valutare l’errore e farsi rilasciare l’autorizzazione alla variazione.

In genere, i sistemi informatici di gestione documentale mantengono memoria di tutte le informazioni relative alla modifica della registrazione (data, ora, autore della variazione o dell’annullamento e autorizzazione da parte del Responsabile del servizio di protocollo informatico).

Il documento protocollato erroneamente rimarrà nel registro di protocollo informatico con il numero assegnato, ma con una dicitura che ne evidenza l’annullamento. La nuova registrazione corretta avverrà, dunque, con un nuovo numero di protocollazione.

Riepilogando, la procedura richiesta in caso di necessità di annullamento di una registrazione di protocollo informatico è la seguente:

  • Consultare il manuale di gestione del protocollo informatico;
  • Riferire al Responsabile del Servizio di protocollo informatico per la valutazione dell’errore e l’autorizzazione alla variazione o all’annullamento della registrazione.
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