La coesistenza di documenti cartacei e digitali ha comportato la gestione dei cosiddetti archivi ibridi. Condizione che implica la creazione di workflow documentali di grande precisione e l’impiego di personale altamente specializzato per evitare di gettare il sistema di gestione documentale nel caos.
Per la corretta gestione di un archivio ibrido, il protocollo di gestione documentale è fondamentale per determinare in modo sistematico le prassi più delicate della procedura d’archiviazione, come la registrazione, la classificazione e la fascicolazione. Il rischio al quale si va incontro nel caso della mancata progettazione di un protocollo che tenga presente delle complessità legate a questa tipologia d’archivio vanno nel senso dell’impoverimento del patrimonio informativo dell’archivio (semplificazione), della moltiplicazione dei canali del workflow (polverizzazione) e della perdita di vincoli e delle strutture aggregative tra le due tipologie di documenti (parcellizzazione).
Per superare i rischi e gli ostacoli derivanti da un archivio ibrido, la soluzione può essere trovata nell’implementazione di un sistema di protocollo informatico che preveda la dematerializzazione, a posteriori e in itinere, di quella parte di documentazione affidata al supporto analogico.
L’alto grado di automazione nella gestione documentale offerta dal protocollo informatico darà modo di allocare le risorse all’acquisizione analogica dei documenti destinati all’archivio corrente, traghettando l’archivio ibrido verso il futuro digitale.