Il registro di protocollo ha un ruolo fondamentale nella gestione dei flussi documentali. La sua tenuta è obbligatoria per la corretta registrazione in entrata e in uscita della corrispondenza. Il registro di protocollo deve essere conservato a norma di legge, secondo le regole tecniche della conservazione digitale (ex sostitutiva).
La conservazione a norma del registro giornaliero di protocollo è obbligatoria
I soggetti pubblici (compresi Istituti scolastici, Università, Camere di commercio e associazioni) hanno l’obbligo di conservazione digitale del registro giornaliero di protocollo. Il registro deve essere trasmesso al Sistema di Conservazione entro il giorno lavorativo successivo alla sua produzione.
Come conservare il registro
La conservazione a norma del registro giornaliero di protocollo, nelle PA e negli altri soggetti produttori, può avvenire in due modi:
- All’interno della struttura del soggetto produttore;
- Con affidamento totale o parziale ai conservatori accreditati dall’AgID.
Sarà il responsabile del servizio di protocollo a produrre il pacchetto di versamento che verrà inviato al Sistema di conservazione secondo le modalità e le forme descritte nel manuale di conservazione.
