Nella corretta conservazione documentale digitale, il protocollo informatico deve rispondere a un’esigenza specifica: la non modificabilità delle operazioni di registrazione.
Per assolvere a tale funzione, l’allora CNIPA (oggi Agenzia per l’Italia digitale) ha proposto una soluzione: la conservazione delle copie di riserva.

Cos’è, dunque, la conservazione delle copie di riserva del protocollo informatico? Almeno una volta al giorno, preferibilmente al termine della giornata lavorativa, andrà effettuato il riversamento a norma del contenuto del registro informatico di protocollo su supporti informatici rimovibili, non modificabili o riscrivibili.

Per aumentare il grado di trasparenza della gestione del protocollo informatico, i supporti sui quali è stata salvata la copia di riserva possono essere affidati a persona diversa da colui che ha realizzato il riversamento o dal Responsabile del Servizio di protocollo informatico. In questo caso dovrà essere nominato, con atto formale, un Responsabile della Conservazione delle copie di riserva.

Le modalità di riversamento e di custodia delle copie di riserva del registro informatico di protocollo devono essere specificate nel Manuale di Gestione del protocollo informatico.

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