La gestione della corrispondenza è un’attività onerosa, soprattutto all’interno delle grandi aziende. Allo stesso tempo è un’attività delicata, dal momento che è lo strumento principale per lo scambio di documenti di rilevanza probatoria, contabile o fiscale di un’azienda.
Molte amministrazioni, sia pubbliche che private, hanno optato, per scelta o per legge, per la gestione dematerializzata dei flussi documentali. Il protocollo della corrispondenza non è che una parte di una più vasta architettura di gestione documentale.
Grazie al protocollo informatico la corrispondenza è trattata alla stregua di ogni altro documento che viene prodotto o ricevuto dall’azienda.
Grazie ad una corretta gestione documentale, la corrispondenza potrà essere facilmente collegata a pratiche o a clienti specifici ed essere reperibile in poco tempo attraverso le logiche di archiviazione legate al protocollo.