Gestione documentale aziendale: cos’è un ECM

Cos’è un ECM? Per scoprirlo, andiamo prima a comprendere cosa si nasconde dietro questo acronimo. ECM, per esteso, si legge Enterprise Content Management e si riferisce ai sistemi professionali che raccolgono strumenti e procedure per la gestione di ogni tipo di contenuto prodotto da o introdotto in un’impresa.

Grazie a tale architettura software l’impresa è in grado di organizzare e gestire l’accesso e la condivisione di documenti non-strutturati o semi-strutturati. Immagini, file testuali, e-mail, contenuti web possono essere ricercati, editati, archiviati e condivisi all’interno e all’esterno dell’azienda, gestendo versioni, workflow e livelli d’accesso.

Una volta compreso cos’è un ECM, scopriamo come un Enterprise Content Management può diventare uno strumento strategico per l’impresa.

I vantaggi dell’implementazione di un ECM in azienda riguardano l’ottimizzazione e la messa in sicurezza del workflow documentale e l’abbattimento dei costi relativi alla gestione dei documenti in formato cartaceo. Nello specifico:

• Riduzione dei costi relativi alla gestione e archiviazione di documenti su supporto analogico;
• Abbattimento del rischio di perdita documenti;
• Accesso più rapido e selettivo al patrimonio informativo aziendale;
• Fruizione in remoto dei documenti;
• Controllo sulla produzione, l’editing e la gestione delle versioni dei documenti;
• Miglioramento del servizio fornito al cliente;
• Miglioramento dei flussi documentali.

Tra gli ECM open source più diffusi, Bucap consiglia Alfresco. Per saperne di più su questa soluzione, leggete il nostro approfondimento: Cos’è Alfresco.