Cos’è un ECM? Per scoprirlo, andiamo prima a comprendere cosa si nasconde dietro questo acronimo. ECM, per esteso, si legge Enterprise Content Management e si riferisce ai sistemi professionali che raccolgono strumenti e procedure per la gestione di ogni tipo di contenuto prodotto da o introdotto in un’impresa.
Grazie a tale architettura software l’impresa è in grado di organizzare e gestire l’accesso e la condivisione di documenti non-strutturati o semi-strutturati. Immagini, file testuali, e-mail, contenuti web possono essere ricercati, editati, archiviati e condivisi all’interno e all’esterno dell’azienda, gestendo versioni, workflow e livelli d’accesso.
Una volta compreso cos’è un ECM, scopriamo come un Enterprise Content Management può diventare uno strumento strategico per l’impresa.
I vantaggi dell’implementazione di un ECM in azienda riguardano l’ottimizzazione e la messa in sicurezza del workflow documentale e l’abbattimento dei costi relativi alla gestione dei documenti in formato cartaceo. Nello specifico:
- Riduzione dei costi relativi alla gestione e archiviazione di documenti su supporto analogico;
- Abbattimento del rischio di perdita documenti;
- Accesso più rapido e selettivo al patrimonio informativo aziendale;
- Fruizione in remoto dei documenti;
- Controllo sulla produzione, l’editing e la gestione delle versioni dei documenti;
- Miglioramento del servizio fornito al cliente;
- Miglioramento dei flussi documentali.
Tra gli ECM open source più diffusi, Bucap consiglia Alfresco. Per saperne di più su questa soluzione, leggete il nostro approfondimento: Cos’è Alfresco.
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