Quando si parla di pubblica amministrazione, questo acronimo viene spesso citato. La sua importanza per quanto riguarda la gestione documentale nella PA, inoltre, è stata ribadita e rafforzata.
Quando, nell’organizzazione della pubblica amministrazione, si parla di AOO, a cosa si fa riferimento? Dare una definizione di questo acronimo significa porre le basi per comprendere le logiche del protocollo informatico e di gestione documentale digitale nelle PA. E significa avere ben presente come opera uno degli elementi organizzativi fondamentali di una pubblica amministrazione.
Temi:
- AOO: l’acronimo
- Definizione di area organizzativa omogenea
- La funzione delle aree organizzative omogenee
- Un esempio di AOO
- Codice iPA: cos’è e a cosa serve
AOO: l’acronimo
AOO è un acronimo che sta per area organizzativa omogenea. Come si può leggere nel capitolo 3 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici:
Le pubbliche amministrazioni, nell’ambito del proprio ordinamento, provvedono a individuare le aree organizzative omogenee (di seguito AOO) e i relativi uffici di riferimento.
Definizione di area organizzativa omogenea
L’AOO rappresenta quell’insieme di uffici che si caratterizzano per la gestione coordinata e unitaria della documentazione, al fine di svolgere la loro funzione o attività. Per dare una definizione concisa e diretta di area organizzativa omogenea, si potrebbe dire che l’AOO è un raggruppamento di unità organizzative della PA che in modo sistematico e coordinato fanno ricorso allo stesso servizio per la gestione del protocollo informatico.
AOO: raggruppamento di unità della PA che fanno ricorso allo stesso servizio per il protocollo informatico
Ciascuna AOO ha un protocollo unico, con una sequenza numerica di protocollazione di tutti i documenti prodotti e ricevuti valida per tutte le unità organizzative che la compongono.
Ogni amministrazione definisce le proprie AOO, attribuendo loro un codice univoco che le identifica.
La funzione delle aree organizzative omogenee
La strutturazione della PA in aree organizzative omogenee è necessaria per semplificare e limitare la frammentazione dei registri di protocollo, alla base delle inefficienze nella gestione documentale della pubblica amministrazione.
Nella parte sulla gestione dei documenti informatici delle Linee guida, le AOO sono quindi indicate chiaramente come obbligatorie all’interno di qualunque pubblica amministrazione.
Ulteriori specifiche sulle aree organizzative omogenee sono contenute sul sito Indicepa.gov.it:
Le Aree Organizzative Omogenee (AOO) identificano gli uffici di protocollo degli Enti che gestiscono i flussi documentali in entrata e in uscita dall’Ente. Esse sono le vie principali per instaurare rapporti con gli Enti e rappresentano i canali ufficiali per l’invio di istanze e l’avvio di procedimenti amministrativi. Come previsto dall’art. 47 comma 3 del CAD, le Amministrazioni devono istituire e pubblicare nell’IPA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo (e quindi per ciascuna AOO).
Funzione che viene ribadita nell’allegato 6 delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici:
La strategia per la digitalizzazione della PA, e non da ultimo le indicazioni riportate nel “Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione”, individuano l’esigenza di favorire l’interazione tra i sistemi informatici delle PA che, nel presente allegato, si concretizza nella comunicazione tra le Aree Organizzative Omogenee (AOO) della medesima PA o appartenenti a differenti PA.
E lo “strumento” che le AOO utilizzano è il protocollo informatico.
Un esempio di AOO
Un esempio di struttura di un’area organizzativa omogenea è disponibile sul sito Istruzione.it.
Codice iPA: cos’è e a cosa serve
Per poter assicurare le comunicazioni tra aree organizzative omogenee, tutte le pubbliche amministrazioni sono tenute a mantenere aggiornato, per ogni AOO, l’indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni o iPA. Per la precisione, è obbligatorio aggiornate:
- L’indirizzo di posta elettronica certificata;
- L’endpoint di esportazione dei servizi.
L’indice delle pubbliche amministrazioni contiene, infatti, tutti i riferimenti univoci di tutte le PA. In questo modo, sia per le comunicazioni tra PA sia per le comunicazioni tra PA e soggetti esterni, è sempre possibile sapere l’esatta identificazione di una pubblica amministrazione.
Il codice iPA è alfanumerico e composto da sei caratteri. L’archivio di tutti i codici è disponibile sul sito Indicepa.gov.it.
Approfondimento: Il codice iPA per le pubbliche amministrazioni: cos’è e a cosa serve
