Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici hanno introdotto diverse quanto importanti novità. Alcune di esse riguardano, in maniera specifica, uno degli aspetti fondamentali della gestione documentale in ambito pubblico.
Il protocollo informatico potrebbe essere considerato come il cuore della gestione documentale in una pubblica amministrazione. Data la sua importanza, occorre sapere bene di cosa si tratta e bisogna conoscerne il funzionamento.
Temi:
- Protocollo informatico: una definizione
- Come funziona il protocollo informatico
- Protocollo informatico e Linee guida AgID
Protocollo informatico: una definizione
La definizione di protocollo informatico, chiamato anche protocollo informatizzato, può essere tratta dal capitolo 3 delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Il legislatore ha stabilito che:
La registrazione informatica dei documenti è rappresentata dall’insieme di dati in forma elettronica allegati o connessi al documento informatico al fine dell’identificazione univoca di tutti i documenti prodotti e acquisiti.
La definizione generale, dunque, individua un insieme di funzioni e tecnologie che devono essere coordinate e certificate dal responsabile della gestione documentale e devono seguire il modello espresso da ciascuna Area organizzativa omogenea (AOO) nell’ambito del proprio manuale di gestione documentale.
Il protocollo informatico, richiesto in via obbligatoria alle pubbliche amministrazioni, introduce vari benefici specifici validi per la PA:
- Eliminazione tempi di protocollazione, ottimizzazione del flusso documentale ed eliminazione dei registri cartacei;
- Agevolazione (nei tempi e nei costi) nell’accesso ai procedimenti da parte di cittadini e imprese e incremento della trasparenza e della semplificazione amministrativa.
Come funziona il protocollo informatico
Parlare di come funziona il protocollo informatico significa spiegare cosa sia la registrazione di protocollo:
L’insieme di metadati che devono essere memorizzati dal registro di protocollo, al fine di tenere traccia di tutti i contenuti che vengono spediti o ricevuti da una pubblica amministrazione. L’associazione di queste informazioni (i metadati) ai documenti è permanente e non modificabile.
In altre parole, la registrazione di protocollo, associando determinate informazioni (i metadati) a un documento, tiene traccia di tutti i documenti in entrata e in uscita da una data Area organizzativa omogenea in una data pubblica amministrazione.
I metadati che è possibile associare a un documento sono diversi e di vario tipo. Per avere maggiori informazioni in merito, si rimanda alla lettura della sezione “Metadati” di questo utile approfondimento:
Documento informatico: le regole tecniche da seguire nella PA
Protocollo informatico e Linee guida AgID
Le Linee guida AgID riguardanti la gestione documentale, per la precisione nel capitolo 3, introducono ulteriori specifiche per quanto riguarda il protocollo informatico.
Annullamento delle informazioni registrate
Il protocollo informatico deve assicurare:
- Il tracciamento e la storicizzazione di qualsiasi operazione, comprese quelle di annullamento, e l’attribuzione all’operatore;
- L’immodificabilità delle informazioni relative all’oggetto, al mittente e al destinatario di una registrazione di protocollo;
- La modificabilità solo delle informazioni relative all’assegnazione interna all’amministrazione e alla classificazione;
- La storicizzazione delle informazioni annullate attraverso le informazioni oggetto della stessa;
- La storicizzazione di tutte le informazioni annullate e modificate rendendole entrambe visibili e comparabili.
Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico
Il sistema di protocollo informatico deve garantire:
- Identificazione e autenticazione di tutti gli utenti;
- L’accesso alle informazioni unicamente agli utenti o ai gruppi di utenti autorizzati a farlo;
- Il tracciamento permanente di qualsiasi operazione di modifica;
- L’individuazione del soggetto che ha effettuato le eventuali operazioni di modifica.
Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.
