La definizione di protocollo informatico, chiamato anche protocollo informatizzato, può essere tratta dal Testo unico in materia di documentazione amministrativa (DPR n° 445 del 28 dicembre 2000): il legislatore ha individuato nel protocollo informatico quell’insieme di procedure informatizzate e di infrastrutture ICT (risorse di calcolo, apparati e reti di comunicazione) che le amministrazioni impiegano per la gestione documentale.
La definizione generale, dunque, individua un’insieme di funzioni e tecnologie che devono essere coordinate e certificate dal Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e devono seguire il modello espresso da ciascuna amministrazione o Area Operativa Omogenea (AOO) nell’ambito del proprio manuale di gestione del protocollo informatico.
La protocollazione dei documenti non è intesa come mera operazione amministrativa, ma un vero e proprio procedimento amministrativo diffuso che mira alla dematerializzazione dei flussi documentali e a tutti i vantaggi che essa comporta.
Il protocollo informatico, richiesto in via obbligatoria alle pubbliche amministrazioni (D. lgs. 30 marzo 2001, n° 165), introduce vari benefici specifici validi per la PA:
- Eliminazione degli uffici protocollo e dei tempi di protocollazione, ottimizzazione del flusso documentale ed eliminazione dei registri cartacei;
- Agevolazione (nei tempi e nei costi) nell’accesso ai procedimenti da parte di cittadini e imprese e incremento della trasparenza e della semplificazione amministrativa.
Se, per definizione di legge, il protocollo informatico si applica all’ambito della gestione documentale dematerializzata della PA, il concetto e l’approccio può essere impiegato diffusamente in ogni processo di workflow documentale digitale.