Le pratiche edilizie sono documenti necessari per l’attività di costruzione, demolizione o modifica di un immobile.
Qualsiasi tipo di intervento venga fatto sul fronte edilizio necessita infatti di un’apposita documentazione che lo autorizzi e lo legittimi che di solito viene prodotta partendo dallo “stato di fatto” agli atti negli archivi del Settore Edilizia Privata.
Ne viene da sé che digitalizzare le pratiche edilizie è un processo necessario al fine di conservare documenti importanti dal punto di vista territoriale che possono venire richiesti anche a distanza di molti anni dalla loro realizzazione.
Approfondiamo quindi nel dettaglio in cosa consiste il processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie elencando e spiegando gli step che lo compongono.

Temi:

• Definizione degli obiettivi
• Analisi della documentazione cartacea da digitalizzare
• Realizzazione della mappa dei contenuti elettronici in fase di creazione
• Identificazione degli strumenti da impiegare nel processo di digitalizzazione
• Dematerializzazione ed organizzazione dei documenti nel formato elettronico
• Best practices da seguire durante il processo di digitalizzazione documentale

Definizione degli obiettivi

Alla base del progetto di recupero digitale degli archivi edilizi cartacei, conservati all’interno degli uffici tecnici comunali, c’è la consapevolezza di quanto la costruzione di un archivio digitale accanto a quello cartaceo sia funzionale per:

• rispondere velocemente alle esigenze di cittadini e professionisti che possono trovarsi nella condizione di dover richiedere una specifica documentazione edilizia (accesso agli atti);
• snellire il processo di ricerca della suddetta documentazione da parte del personale impiegato all’interno degli uffici tecnici.
• Garantire nel tempo l’integrità e la salvaguardia degli archivi perché in un archivio digitale i documenti non vengono estratti ma vengono consultati.

È importante quindi definire con cura gli obiettivi da raggiungere al termine del processo di digitalizzazione e che sono generalmente:

• la digitalizzazione e l’indicizzazione dei documenti cartacei;
• la creazione di un archivio ibrido ordinato e funzionale, di facile consultazione;
• la definizione di linee guida per la consultazione e l’estrapolazione dei documenti parte dell’archivio ibrido da condividere con le figure professionali che ne sono responsabili.
• l’eventuale creazione in cloud di portali specializzati per l’espletamento diretto delle richieste di documenti (accesso agli atti)

Analisi della documentazione cartacea da digitalizzare

La prima cosa da fare lungo il processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie è verificare il quantitativo, la composizione e la tipologia del materiale cartaceo al centro del processo di conversione nel formato elettronico. I documenti vengono analizzati per singole pratiche e se necessario ed utile agli obiettivi i documenti fisici vengono riordinati, selezionati ed eventualmente sottoposti a “proposta di scarto”.
Per fare questa operazione è importante essere informati circa la legislazione in vigore in ambito edilizio che permette di evitare di digitalizzare documenti oggi diventati obsoleti e quindi non più necessari ai fini delle attività edilizie.

Realizzazione della mappa dei contenuti elettronici in fase di creazione

Una volta analizzato il materiale da digitalizzare e il suo stato di conservazione, viene costruita una “mappa” dei contenuti che andranno a comporre il nuovo archivio elettronico, in affiancamento a quello cartaceo. Questo step è fondamentale per iniziare a dare un ordine alla documentazione elettronica che verrà generata alla fine del processo.

Identificazione degli strumenti da impiegare nel processo di digitalizzazione

Nel processo di digital transformation della documentazione vengono impiegate apparecchiature e tecnologie informatiche molto avanzate.
Gli scanner piani e rotativi, sia per piccole che per grandi dimensioni, sono tra le attrezzature ideali per digitalizzare le pratiche edilizie perché consentono un risultato ottimale per ogni tipo di documento (sia testuale che visuale) e di formato che compone la pratica.
Il formato di conservazione elettronica deve essere un file non modificabile e non proprietario, motivi per i quali ricade la maggior parte delle volte la scelta è quella di generare file PDF sia per i documenti testuali che per le immagini.

Dematerializzazione ed indicizzazione dei documenti nel formato elettronico

Il processo di dematerializzazione certificata è il fulcro dell’intero processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie ed è seguito dall’indicizzazione delle pratiche ed eventualmente anche dei documenti resi in formato elettronico.
I documenti fisici (le tipologie documentali) che sulla base dell’ Analisi della documentazione cartacea da digitalizzare sono stati identificati “facenti parte del processo” di dematerializzazione sono sottoposti a ripresa digitale secondo i parametri tecnici stabiliti.
Durante il processo di indicizzazione vengono inseriti i metadati concordati precedentemente con gli uffici tecnici cui il materiale digitalizzato appartiene.
Tutti i documenti digitalizzati vengono quindi organizzati in cartelle, che consentiranno di identificare i vari livelli nei quali è composto l’archivio.
I documenti vengono nominati garantendo univocità ed allo stesso tempo riconoscibilità per una identificazione sommaria facile e veloce dagli addetti alla gestione dell’archivio elettronico, mentre per le ricerche più approfondite verranno utilizzati i metadati che sono stati associati ad ogni singolo file.
Il risultato sarà un archivio digitale ordinato per pratiche, tipologie documentali e documenti, ed eventualmente questi ultimi potranno essere esposti anche ordinati temporalmente.

L’intero processo viene certificato legalmente, attraverso il rilascio di un’attestazione di conformità tra l’originale dei documenti cartacei e le singole copie elettroniche.

Best practices da seguire durante il processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie

Durante il processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie, come di qualsiasi altro documento, è importante seguire alcune buone regole per rendere l’iter ordinato e sicuro dal punto di vista della conservazione documentale.
È importante quindi:

• digitalizzare un faldone per volta per non confondere le pratiche;
• organizzare nei minimi dettagli lo spazio di lavoro mantenendolo orinato e pulito;
• mantenere, nei formati elettronici in fase di realizzazione, la rete delle relazioni gerarchiche intorno la quale ruota l’organizzazione dell’archivio cartaceo.