Quali sono i documenti esclusi dalla registrazione obbligatoria di protocollo informatico? Secondo l’art. 53, comma 5 del DPR 445/2000, la registrazione di protocollo è obbligatoria per i documenti ricevuti e spediti da una pubblica amministrazione e per ogni documento informatico.

Esistono, però, alcune tipologie di documenti che sono esclusi dalla protocollazione.

Di seguito, un breve elenco:

  • gazzette ufficiali;
  • bollettini ufficiali della PA;
  • notiziari della PA;
  • note di ricezione delle circolari e altre disposizioni;
  • documenti statistici;
  • atti preparatori interni;
  • corrispondenza interna;
  • materiale editoriale o pubblicitario;
  • inviti a manifestazioni;
  • documenti erroneamente indirizzati;
  • tutti i documenti già soggetti a protocollazione particolare dell’amministrazione.

Come si deduce dalle disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa, il registro di protocollo risponde in primo luogo ad un’esigenza di certezza giuridica e, in secondo luogo, ad un’esigenza di reperimento dei documenti. Come si è detto, inoltre, non include tutta la documentazione dell’archivio, ma solo la corrispondenza in arrivo e in partenza.

È, tuttavia, necessario sottolineare che, in ambiente digitale, il ruolo della registrazione di protocollo assume un’importanza ancora maggiore. Nel DPR 445/2000, come si è visto, viene decretato l’obbligo della registrazione di protocollo per tutti i documenti informatici. Si tratta di una conseguenza inevitabile del fatto che, in un sistema di gestione informatica dell’archivio, qualora manchi la registrazione, il documento è di complessa individuazione e di difficile reperimento. In un sistema tradizionale, invece, un documento non protocollato (appunto interno, relazione interna, etc.) trova correttamente posto nel fascicolo di cui fa parte.

 

 

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