Per ciò che riguarda la gestione documentale aziendale o di un ente, può capitare che si ricevano documenti privi di firma. Come comportarsi? Si può procedere alla protocollazione?
La prima cosa da fare, in questi casi, è andare a consultare il Manuale di Gestione del Protocollo. Il documento dovrebbe contenere una casistica di massima in grado di fugare i dubbi dell’addetto alla protocollazione. Nel caso in cui il dubbio persista, si dovrà contattare senza esitazione il Responsabile del servizio di protocollo, il quale valuterà l’opportunità di procedere alla registrazione di protocollo del documento privo di firma o di affidare il documento a un’altra procedura standard.
In un sistema di protocollo informatico le operazioni relative al workflow documentale interno e verso l’esterno vengono automatizzate e, con esse, anche la verifica della presenza o meno di firma digitale. Le facilitazioni nella gestione documentale derivanti dall’implementazione di un protocollo informatico vanno anche nella direzione della standardizzazione automatica dei processi, in modo da ridurre al minimo incertezze ed errori legati alla valutazione discrezionale durante le operazioni legate alla protocollazione.
Il Manuale di Gestione del Protocollo rimane il punto di riferimento per gestire i casi eccezionali (come quello dei documenti privi di firma).