Definire i documenti soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo nelle PA è un compito piuttosto arduo. Più semplice è definire tali documenti per esclusione. Vale a dire, stilare l’elenco dei documenti che sono esclusi dalla registrazione obbligatoria.

Queste eccezioni ai normali flussi di protocollazione documentale informatica sono necessarie per evitare di sovraccaricare gli archivi informatici di informazioni che non richiedono il ricorso a una delle tre funzioni di principio del protocollo informatico:

Funzione giuridica – valida per l’attestazione del momento d’ingresso o di uscita di un documento da un ente. Questa funzione assume carattere di atto pubblico;

Funzione archivistica – necessaria a creare l’archivio documentale dell’unità di PA, definendo i vari vincoli archivistici, basato sul piano di classificazione;

Funzione organizzativa – distribuzione dei documenti agli uffici competenti.

Andando ad analizzare i documenti non soggetti alla registrazione di protocollo e tenendo a mente le funzioni sopra elencate del protocollo informatico, le motivazioni per l’esclusione saranno immediate. Di seguito, i documenti da non includere nelle operazioni di protocollazione, come da art. 53, comma 5 del DPR n. 445/2000:

• Gazzette ufficiali;
• Bollettini e notiziari della PA;
• Circolari;
• Atti preparatori interni e corrispondenza interna;
• Giornali, libri, riviste e materiale pubblicitario;
• Inviti a manifestazione.

Oltre ai documenti appena elencati, vanno esclusi dalla registrazione di protocollo nelle PA i documenti soggetti a registrazione particolare. Nonostante ciò, se questi ultimi documenti sono informatici, per osservare le buone prassi di conservazione, sarà bene procedere comunque alla registrazione di protocollo.