Fascicolazione informatica: i documenti nell’archivio digitale

Nella trasformazione di un archivio documentale in archivio digitale, l’operazione di fascicolazione informatica è fondamentale per ricreare la logica d’archivio e mantenere il vincolo archivistico.

Il fascicolo d’archivio (sia esso fisico o informatico) racchiude i documenti inerenti lo stesso procedimento, lo stesso affare o la stessa procedura amministrativa.

Nel caso della trasformazione da archivio fisico ad archivio informatico, la fascicolazione è sicuramente una delle attività più importanti per mantenere la coerenza tra i due archivi.

Come è facile intuire, l’operazione di fascicolazione richiama l’attività di riunire fisicamente, in faldoni o altro tipo di fascicoli, i documenti relativi ad un contenuto omogeneo, al fine di rendere più semplice l’interpretazione della struttura d’archivio e il reperimento delle informazioni conservate.

Affinché vengano rispettati i criteri di fascicolazione, gli archivisti sono supportati dal titolario di classificazione e dal protocollo informatico.

A protocollo informatico avviato, buona prassi vuole che sia il Responsabile di procedimento a predisporre nuovi fascicoli e a verificare la corretta fascicolazione dei documenti digitali. Nel caso di un archivio e protocollo informatico, il sistema procederà automaticamente all’aggiornamento del repertorio dei fascicoli.