Per flussi documentali s’intende l’insieme dei documenti che entrano, che escono e/o che vengono prodotti da un ente. Tali flussi, nelle pubbliche amministrazioni, devono essere implementati secondo quanto riportato nel documento Regole tecniche per il protocollo informatico.

Il protocollo informatico e il registro giornaliero di protocollo

Bisogna, innanzitutto, fare riferimento al DPR n° 445 del 28 dicembre 2000: in questo testo normativo, il legislatore definisce il protocollo informatico come quell’insieme di procedure e infrastrutture di cui ogni PA deve dotarsi per la gestione dei propri flussi documentali, sia interni sia esterni.

Il protocollo informatico è strettamente legato al registro giornaliero di protocollo: quest’ultimo è un registro informatico giornaliero sul quale devono essere, ordinatamente e sistematicamente, annotati tutti i documenti in entrata e in uscita. Le registrazioni devono essere progressive (in ordine temporale) e univoche (ogni movimento di documenti deve poter essere individuato in maniera univoca).

Per la compilazione del registro giornaliero di protocollo, bisogna tener sempre presenti le procedure indicate nel protocollo informatico.

Le regole tecniche

Per la corretta gestione dei flussi documentali e della registrazione sul protocollo, le Regole tecniche per il protocollo informatico individuano sei punti salienti:

• Il coordinatore della gestione documentale è la figura che deve essere nominata nel caso in cui in una PA ci siano più aree organizzative.
• Il manuale di gestione del protocollo informatico (rivisto e semplificato proprio dal documento con le Regole tecniche) deve essere pubblicato sul sito istituzionale della PA.
• L’aggiornamento del registro di protocollo deve avvenire su base giornaliera (come si è già visto).
• S’introduce il codice del registro di protocollo che deve essere usato per la segnatura del protocollo.
• La PEC e la cooperazione applicativa sono gli unici strumenti che si possono utilizzare per la trasmissione dei documenti informatici tra due diversi sistemi di protocollo.
• A ogni documento informatico deve essere apposta la relativa impronta digitale (una sequenza di simboli binari che garantisca una corrispondenza univoca tra l’impronta e il documento).

Punti ai quali tutte le pubbliche amministrazioni devono uniformarsi.