Cosa ci si deve aspettare da un software di protocollo informatico? Quali sono le sue funzionalità? Per rispondere a queste domande andiamo a vedere quali sono le funzioni di “Piuma”, il software di protocollo informatico realizzato dall’area progettazione e innovazione di Bucap.

La tipologia di operazioni svolte da “Piuma” (modulo base) possono essere classificate in tre macro-aree:

Funzionalità di gestione documentale della Fase Corrente

  • Registrazione e segnatura di protocollo, assegnazione della data di protocollazione e riferimento all’Organizzazione (secondo quanto prescritto dalla norma);
  • Classificazione e fascicolazione (sulla base del Piano di Classificazione definito);
  • Tracciamento delle modifiche;
  • Gestione di fascicoli/serie documentarie;
  • Gestione del Piano di Calssificazione;
  • Ricerca dei fascicoli/serie e visualizzazione dei documenti;
  • User management e gestione degli accessi (secondo quanto prescritto dalla legge sulla privacy L. 196/03);
  • Visualizzazione del Repertorio dei fascicoli/serie;
  • Versamento dei fascicoli nell’Archivio di Deposito, secondo le logiche indicate dal Massimario di selezione e scarto;
  • Gestione dei Registri di emergenza (secondo quanto previsto dalla normativa).

 

Funzionalità di notifica e condivisione dei documenti

  • Smistamento dei documenti nell’ambito dell’Organizzazione;
  • Tracciamento e notifica degli smistamenti.

 

Funzionalità di record management informatico

  • Introduzione dei documenti digitali nel repository documentale;
  • Visualizzazione degli stessi;
  • Gestione e tracciamento delle versioni e delle revisioni.

Queste sono solo alcune delle funzionalità del software di protocollo informatico Piuma di Bucap. I moduli aggiuntivi (Modulo archivistico e Modulo organizzativo) aggiungono potenti strumenti archivistici e di gestione documentale che ne fanno una risorsa strategica per ogni tipo di organizzazione.

Per scoprire di più sulle funzionalità di “Piuma” vi invitiamo a leggere la pagina dedicata a questo software di protocollo informatico.