Cosa ci si deve aspettare da un software di protocollo informatico? Quali sono le sue funzionalità? Per rispondere a queste domande andiamo a vedere quali sono le funzioni di “Piuma”, il software di protocollo informatico realizzato dall’area progettazione e innovazione di Bucap.
La tipologia di operazioni svolte da “Piuma” (modulo base) possono essere classificate in tre macro-aree:
Funzionalità di gestione documentale della Fase Corrente
- Registrazione e segnatura di protocollo, assegnazione della data di protocollazione e riferimento all’Organizzazione (secondo quanto prescritto dalla norma);
- Classificazione e fascicolazione (sulla base del Piano di Classificazione definito);
- Tracciamento delle modifiche;
- Gestione di fascicoli/serie documentarie;
- Gestione del Piano di Calssificazione;
- Ricerca dei fascicoli/serie e visualizzazione dei documenti;
- User management e gestione degli accessi (secondo quanto prescritto dalla legge sulla privacy L. 196/03);
- Visualizzazione del Repertorio dei fascicoli/serie;
- Versamento dei fascicoli nell’Archivio di Deposito, secondo le logiche indicate dal Massimario di selezione e scarto;
- Gestione dei Registri di emergenza (secondo quanto previsto dalla normativa).
Funzionalità di notifica e condivisione dei documenti
- Smistamento dei documenti nell’ambito dell’Organizzazione;
- Tracciamento e notifica degli smistamenti.
Funzionalità di record management informatico
- Introduzione dei documenti digitali nel repository documentale;
- Visualizzazione degli stessi;
- Gestione e tracciamento delle versioni e delle revisioni.
Queste sono solo alcune delle funzionalità del software di protocollo informatico Piuma di Bucap. I moduli aggiuntivi (Modulo archivistico e Modulo organizzativo) aggiungono potenti strumenti archivistici e di gestione documentale che ne fanno una risorsa strategica per ogni tipo di organizzazione.
Per scoprire di più sulle funzionalità di “Piuma” vi invitiamo a leggere la pagina dedicata a questo software di protocollo informatico.