1

La gestione documentale parte dalla definizione del workflow

Abbiamo visto più volte come una corretta gestione documentale garantisca importanti vantaggi. Ma, qual è il primo passo per ottenere questi vantaggi e implementare un sistema di gestione documentale efficiente? La chiave di tutto è sicuramente nel workflow.

A seguito di un’attenta analisi dei flussi documentali dell’azienda o dell’ente, si avranno gli strumenti per creare un’architettura di workflow che miri ad abbattere gli elementi di inefficienza e le procedure che inceppano il traffico informativo interno sia da sia per l’esterno.

Il workflow rappresenta, dunque, l’ossatura di base del sistema di gestione documentale; la logica secondo la quale i documenti e le informazioni accedono, si muovono, vengono scambiate, archiviate ed escono dal sistema.

Per ottenere il meglio da un sistema di gestione documentale, la progettazione del workflow deve essere effettuata sulla base di competenze e strumenti professionali. L’impiego di sistemi standard (non ideati ad hoc) o l’intervento di personale non qualificato sono elementi che potrebbero arrecare un grave danno al patrimonio informativo e amministrativo, creando ulteriori occasioni di inefficienza difficilmente sanabile, una volta che il sistema entra a regime.

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Fornisci il tuo contributo!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *