Quali sono gli strumenti per una gestione efficiente e sicura dei contenuti digitali? Le opzioni più semplici e, spesso, anche le più economiche (e per questo anche le più diffuse) sono quelle dell’implementazione di un File System o di un Database. Ma sono anche le opzioni più sicure ed efficienti?

Solitamente, il File System come opzione di gestione dei contenuti non prevede la metadatazione di file di testo, immagini e altro tipo di digital content, o, in genere, altra soluzione di classificazione se non attraverso il naming del file e la sua posizione in un sistema gerarchico di cartelle. In tal modo, è preclusa la possibilità di effettuare ricerche testuali. La questione del content management, inoltre, diventa sempre meno gestibile con l’aumento del volume dei file gestiti e con l’aumento della complessità del workflow.

I sistemi di Database declinati alla gestione dei contenuti prevedono complicazioni nel caso dell’editing dei contenuti e nel management di documenti non strutturati di grandi dimensioni. Elementi che rendono i Database relazionali classici poco performanti nella gestione dei contenuti digitali.

In entrambi i casi si tratta di soluzioni che possono essere adattate, con importanti perdite dal lato della funzionalità e delle performance, al content management di contesti produttivi. Rimangono, ad ogni modo, opzioni non ad hoc per la gestione di file digitali di contenuto.

Esiste un’alternativa ai File System e ai Database progettata ad hoc per questo scopo, al fine di massimizzare l’efficienza del workflow documentale e della fruizione dei contenuti archiviati. Sono i sistemi di Enterprise Content Management (o ECM).

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