Per dare una definizione di protocollo differito, al fine di comprendere cos’è e qual è la sua funzione, si può affermare che: nella gestione dei flussi documentali, può avvenire (eccezionalmente) che la registrazione di un documento in entrata non coincida con la sua effettiva acquisizione all’interno del sistema di gestione documentale..
Il differimento dei termini di registrazione può essere applicata solo ai documenti in entrata.
La possibilità di ricorso alla protocollazione differita è da limitarsi ai casi eccezionali in cui la mole di documenti in entrata sia particolarmente impegnativa, tanto da non permettere di smaltire il processo di registrazione di protocollo nella stessa giornata lavorativa in cui si è effettivamente ricevuto il documento.
Il ricorso al protocollo differito deve avvenire solo in cui si verifichi un caso:
- Temporaneo;
- Eccezionale;
- Imprevisto.
Come effettuare la registrazione differita
La registrazione dovrà avvenire indicando la data di ricezione effettiva del documento da protocollare, corredando il tutto con una nota a spiegazione delle motivazioni del differimento.
Nei manuali di gestione del protocollo devono essere indicate le modalità specifiche per ricorrere al protocollo differito e le eventuali autorizzazioni da richiedere e le comunicazioni da fare per il differimento dei termini di registrazione.
