Affidare la propria gestione documentale informatica a un protocollo improvvisato, oltre ad esporre al rischio di gravi inefficienze, pone davanti ad un altro rischio da non sottovalutare: quello di minare il cuore dell’archivio documentale. Vale a dire: il vincolo archivistico.

La presenza del vincolo garantisce che l’archivio rispecchi l’attività del soggetto produttore e che ne conservi efficacemente la memoria.

Il vincolo è, infatti, il sistema che sostiene l’archivio quale unità organica e coerente di documenti e informazioni interrelazionati.

Spesso si pensa erroneamente che un semplice software di archiviazione documenti (il più delle volte freeware) possa essere alla base di un sistema d’archivio. Ed è proprio lì che si annida il rischio di minare il vincolo archivistico.

Gli archivi non sono tutti uguali, così come non lo sono i flussi documentali. Si potrebbe affermare che la gestione documentale è l’impronta digitale di un’azienda o di un’amministrazione. Così come il peso dello stesso documento per due realtà che operano in settori differenti hanno pesi differenti.

Per tale motivo, il sistema di archiviazione legato a un protocollo informatico non può che essere costruito ad hoc per la struttura nella quale deve essere implementato. A salvaguardia del prezioso vincolo archivistico.

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