Tra i compiti e le responsabilità del Servizio di protocollo informatico c’è la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo. Una funzione oramai fondamentale per tutte le PA che, dal 12 ottobre sono soggette all’obbligo di tenuta del protocollo.
Proprio per tale motivo, a supporto dei professionisti della PA che si devono confrontare con i nuovi strumenti di gestione documentale digitale, AgID ha pubblicato le indicazioni tecniche e le buone prassi relative alla tenuta del registro di protocollo a norma di legge.
Il documento è stato pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale il 6 ottobre scorso e può essere consultato in forma integrale qui.
I contenuti del registro giornaliero di protocollo
Tra le indicazioni relative alla corretta tenuta e formazione del registro vi è l’individuazione del nucleo d’informazioni necessarie che il documento deve riportare:
- Numero di protocollo;
- Data di registrazione di protocollo;
- Mittente o i destinatari;
- L’oggetto;
- Data e protocollo dei documenti ricevuti;
- Impronta del documento informatico;
- Indicazione del registro presso il quale è stata effettuata la registrazione.
La formazione del registro giornaliero di protocollo
Per definire le regole tecniche per la formazione del registro giornaliero di protocollo, il nuovo documento di guida messo a disposizione dall’AgID fa riferimento all’art. 14 del DPCM 13 novembre 2014: il registro di protocollo può essere prodotto mediante la generazione (anche in via automatica) di un insieme di dati o registrazioni, secondo una struttura predeterminata e memorizzata in forma statica.
Le caratteristiche del registro
Le caratteristiche del registro giornaliero di protocollo sono le stesse di qualsiasi documento informatico a norma di legge:
- Staticità;
- Immodificabilità;
- Integrità.
Il formato con il quale si sceglie di conservare il registro deve poter garantire queste caratteristiche.
