La conservazione dei documenti tramite protocollo informatico

La protocollazione dei documenti è un argomento che la nostra Pubblica amministrazione conosce fin dagli inizi del secolo scorso. È solo nel 2000, però, che si inizia a parlare di protocollo informatico come iter di conversione e conservazione dei documenti dei propri archivi, delle scritture contabili, della corrispondenza e gli altri atti di cui, per legge o regolamento, è prescritta la conservazione.

Ad oggi, le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di archiviare i propri documenti tramite il protocollo informatico che rispecchi le caratteristiche richieste dalla legge. Per i privati, la procedura è ancora facoltativa. Ma, la tendenza va verso la smaterializzazione di tutta la documentazione burocratica per questioni di reperibilità, economicità e sicurezza. Elementi che si riscontrano nelle procedure di conservazione dei documenti attuate tramite un protocollo informatico conforme alla norma.

Per tale motivo, alcune aziende private stanno iniziando ad affidarsi a specialisti in grado di gestire un processo di smaterializzazione degli archivi cartacei e di catalogazione di quelli digitali per creare un sistema coerente di conservazione dei documenti, in grado di affrontare le prossime sfide burocratiche, di resistere al tempo e all’avvicendarsi delle gestioni amministrative.

Ciò comporta:

• riduzione del volume di materiale cartaceo
• conseguente riduzione degli spazi necessari all’amministrazione aziendale
• gestione automatizzata dei flussi documentali
• riduzione del rischio di perdita o deterioramento di documenti rilevanti.

Grazie alla conservazione dei documenti secondo protocollo informatico, con poche e rapide operazioni, l’imprenditore o l’addetto aziendale potranno accedere a quel documento utile al proprio lavoro e a tutti gli altri documenti ad esso correlati.

Scopri tutti i vantaggi della conservazione dei documenti.