Con il DPCM 3 dicembre 2013 si era fissato per l’11 ottobre 2015 il termine ultimo per l’adeguamento delle PA (e non solo) alle regole tecniche per la gestione dei documenti informatici. Chi è chiamato a introdurre il protocollo informatico e quali sono gli adempimenti obbligatori? Prendiamo spunto da un’interessante intervento dell’avvocato Ernesto Belisario sulla testata AgendaDigitale.eu, per un punto sull’argomento.
I soggetti tenuti ad adeguarsi all’obbligo di protocollo informatico
Dovranno rispondere all’obbligo di gestione dei documenti informatici tutte le amministrazioni dello Stato:
- Organi centrali dello Stato
- Enti pubblici non economici (anche locali)
- Regioni, Province, Comuni
- Aziende ed enti del servizio sanitario nazionale
- Comunità Montane e relativi consorzi e associazioni
- Aziende e amministrazioni statali ad ordinamento autonomo
- Scuole di ogni ordine e grado, istituzioni educative e Università
- Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e relative associazioni
Oltre i soggetti che rientrano direttamente nel concetto di PA, sono sottoposte a obbligo di protocollo informatico anche le società interamente partecipate da enti pubblici o aventi un capitale pubblico prevalente, vale a dire, tutte quelle società comprese nel conto economico consolidato della PA.
Gli adempimenti per rispettare l’obbligo imposto dal DPCM 03/12/2013
Al di là dell’implementazione del protocollo informatico per la gestione dei documenti informatici, le regole tecniche chiedono alle realtà della PA soggette all’obbligo due ulteriori adempimenti:
Nomina del responsabile della gestione dei documenti – Deve essere nominato per ciascuna AOO. Il responsabile nominato deve essere in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica.
Manuale di gestione documentale – Tra i compiti del responsabile della gestione dei documenti vi è anche la predisposizione di una bozza del Manuale della gestione documentale, di cui è parte fondamentale il Piano della sicurezza. Il testo definitivo del Manuale deve essere pubblicato sul sito web della PA.
