Il passaggio alla gestione documentale digitale è una fase delicata, sulla quale si concentrano gran parte dei timori di imprenditori e manager. Ove tale transizione delle aziende all’era digitale sia gestita in modo professionale, il cambiamento non avrà riflessi traumatici per l’organizzazione e l’operatività, e si svolgerà interamente sotto il segno dell’acquisizione di maggiore efficienza.
Gli step da compiere sono principalmente tre.
Analisi organizzativa: attraverso l’attenta analisi dei processi, dei flussi documentali e della struttura organizzativa e la pianificazione di una reingegnerizzazione del business, si potrà definire un percorso di cambiamento morbido verso la gestione documentale digitale;
Sviluppo dell’infrastruttura di protocollo informatico: che sia sviluppato ad hoc o che sia basato su software già esistenti, per essere implementato senza attuali o futuri rischi, il protocollo informatico dovrà essere perfettamente integrato con le logiche operative interne e con le altre infrastrutture di ICT;
Change management: il passaggio alla gestione documentale digitale coinvolge ogni livello e ogni funzione aziendale, per tale motivo il change management dovrà essere un’azione coordinata che preveda un mix d’informazione, formazione e comunicazione interna.
Accanto ai servizi di fornitura e implementazione del protocollo informatico, Bucap offre consulenza per il management del cambiamento alla gestione documentale digitale mettendo a disposizione un team di esperti e la decennale esperienza nel campo della gestione documentale.