Per le amministrazioni pubbliche uno dei fattori chiave da portare a risoluzione per un progresso tangibile è l’ottimizzazione nei processi propri della gestione interna. Questa affermazione è ancor più vera se si va ad analizzare la situazione di dipartimenti di PA in notevole difficoltà amministrativa, come il DAP, il Dipartimento per l’Amministrazione Penitenziaria. I problemi che rendono l’organizzazione interna di questo dipartimento così ostica sono dovuti principalmente alle difficoltà intrinseche che possono portare attività come l’esecuzione penale e la gestione di una enorme mole di risorse impiegate. Al fine di fornire a tale dipartimento un supporto decisionale e di controllo di gestione si richiede che le attività gestionali stesse vengano sempre più rese automatizzate. Così il sistema informativo penitenziario nato nel 1970, mentre è riuscito ad andare in profondità per quanto riguarda il sistema di gestione dei detenuti, registra ancora dei notevoli ritardi nella gestione delle risorse.

Per ovviare alle problematiche presentate, nel 2001 è stato introdotto per il DAP un protocollo informatico. Da qui si è partiti, grazie all’appoggio del Protocollo su di una piattaforma tecnologica, alla definizione di un processo complessivo di gestione documentale e workflow. Il primo risultato è stato raggiunto con la creazione del fascicolo unico del detenuto. Semplificazione, razionalità e trasparenza sono le parole chiave dello sviluppo del protocollo: la necessità è quella di poter gestire in modo completo il ciclo di vita dei documenti e la loro accessibilità attraverso la rete di uffici. A queste si aggiungono il bisogno di creare di un sistema di gestione dei procedimenti e un repository documentale di contenuto informativo specifico. Il Dr. Ferdinando Mulas, Direttore dell’ufficio per lo sviluppo e la gestione del sistema informativo automatizzato del DAP afferma in merito: “Si tratta di un modello di accentramento e di virtualizzazione, che consente di concentrare le risorse elaborative e di archiviazione, limitando i server sparsi in periferia e permettendo al tempo stesso, la fruibilità dei servizi sul territorio, grazie alla piattaforma web, da parte di tutte e 300 le sedi interessate.”

L’adozione di un sistema di automazione basato su di un protocollo informatico ovviamente non può che portare dei benefici fondamentali ai processi di gestione interna del DAP: la standardizzazione dei processi e quindi la riduzione, se non l’eliminazione, degli errori di classificazione e una ottimizzazione di quelli nel senso di efficienza e efficacia: eliminazione dei registri cartacei interni e diminuzione degli uffici di protocollo. A questo va aggiunta la capacità da parte del sistema di accedere a qualsiasi documento in qualsiasi luogo del sistema, sciogliendo la ricerca dai vincoli della fisicità cartacea. Ora lo sviluppo successivo probabilmente prenderà la strada della totale dematerializzazione per una gestione documentale sempre più snella, semplice ma allo stesso tempo coperta dalle dovute garanzie di sicurezza.

L’implementazione del protocollo informatico prevederà perciò alcuni passi successivi come l’ottimizzazione della gestione del processo di smistamento e assegnamento della corrispondenza protocollata all’interno dell’amministrazione; l’implementazione della procedura di fascicolazione collegata al piano di classificazione; un’implementazione per la conservazione sostitutiva dei documenti e infine l’integrazione della posta elettronica ordinaria con la firma digitale.

Approfondimento
https://www.bucap.it/servizi/gestione-archivi/workflow-e-protocollo-informatico-documenti

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