Qual è la differenza tra il concetto di protocollo informatico e protocollo informatizzato? Quando parliamo di protocollo informatico intendiamo, secondo la definizione data dal DPR 445/2000:

Quell’insieme di risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dalle Amministrazioni per la gestione dei documenti.

Quando, invece, parliamo di informatizzazione del protocollo, stiamo facendo riferimento al grado d’integrazione del protocollo informatico con gli altri sistemi di  gestione documentale della PA, a partire dalla forma base di protocollo: il nucleo minimo individuato dalla norma, per arrivare alla gestione informatica di tutto il workflow documentale.

Una PA che ha implementato il nucleo minimo di protocollo informatico ha, dunque, raggiunto il primo livello d’informatizzazione del protocollo.

Nel settembre del 2000, l’allora Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione (ex CNIPA, ex DigitPA, oggi Agenzia per l’Italia digitale – AgID), nel documento che stilava le linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni (più conosciuto come GEDOC 2), sancì la differenza tra il concetto di protocollo informatico e informatizzato, definendo i quattro livelli realizzativi dell’informatizzazione del protocollo:

  • Nucleo minimo di protocollo
  • Gestione documentale
  • Workflow documentali
  • Business Process Reengineering