Quando ci si trova davanti a realtà complesse, come possono essere le pubbliche amministrazioni, la progettazione e l’attuazione dei sistemi di protocollo informatico devono tenere conto di un elemento fondamentale: l’interoperabilità.

Questo aspetto venne definito già dal Dpr 428/98, vale a dire il Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica. Lì si sottolineava la necessità di rendere i sistemi di protocollo informatico “dialoganti” per evitare che lo sviluppo di soluzioni parallele e autoreferenziali avrebbe portato a uno stallo nello scambio di documenti, dati e informazioni tra le diverse Aree Organizzative Omogenee (AOO).

Ciò che venne messo in luce dal Dpr 428/98 vale anche nel caso delle realtà strutturate esterne alla PA. Si pensi, ad esempio, al vantaggio strategico derivante dall’interoperabilità tra i sistemi di gestione documentale impiegati in imprese partner o in gruppi industriali di notevoli dimensioni. In questi casi, ai vantaggi derivanti dal ricorso a un protocollo informatico per la gestione documentale si aggiunge l’innegabile vantaggio di un workflow documentale e informativo fluido e sicuro.

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