La gestione documentale nella pubblica amministrazione non è mai una faccenda semplice. Sia per la grande mole di documenti prodotta quotidianamente sia per le necessarie misure da adottare per garantire la corretta conservazione e l’inalterabilità dei documenti. Specialmente quando si parla di documenti digitali.
Un protocollo informatico si intende a norma quando viene realizzato seguendo le indicazioni presenti nella normativa di riferimento. Normativa che è molto ampia. Per districarsi in maniera funzionale, è possibile dare delle indicazioni che, per quanto necessariamente generiche, aiutano nel compito. Come aiutano nel compito l’adozione di specifici software e rivolgersi ai professionisti del settore.
Temi:
Cos’è e come funziona
Il protocollo informatico viene definito come un:
Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
In poche parole, si tratta del vero “cuore” della gestione documentale in una pubblica amministrazione: le modalità di creazione e validazione, i flussi documenti e la gestione della conservazione dei documenti sono gestite sempre e comunque in base al protocollo informatico.
Per protocollazione si intende l’insieme di procedure che:
- Certifica la provenienza di un documento;
- Vi associa un riferimento temporale;
- Identifica in maniera univoca un dato documento apponendovi informazioni numeriche e temporali;
- Assegna il documento all’Ufficio di pertinenza
Con il protocollo informatico, tutte queste fasi sono gestite tramite strumenti digitali.
Per rispondere alla domanda “come funziona il protocollo informatico”, bisogna dire che non esiste un solo modus: le pubbliche amministrazioni possono dotarsi di soluzioni tecniche/tecnologiche/gestionali diverse, a patto che svolgano, in maniera efficace ed efficiente, le operazioni sopra indicate.
Le 6 norme principali
In materia di protocollo informatico, i più importanti riferimenti normativi riguardano:
1. Disposizioni di carattere generale
DPR 28 dicembre 2000, n. 445
Il DPR 28 dicembre 2000, n. 445 è il punto di partenza nella gestione del protocollo informatico perché stabilisce le indicazioni di carattere più generale. In particolare, i punti salienti di questo testo normativo riguardano:
- La necessità di adottare il protocollo informatico e di sostituire i “vecchi” protocolli cartacei con i più moderni sistemi digitali;
- Le informazioni minime e obbligatorie che devono essere registrate sul protocollo: numero di protocollo del documento, data di registrazione di protocollo, mittente per i documenti ricevuti, destinatario per i documenti spediti, oggetto del documento, data, impronta del documento informatico;
- Le modalità di generazione (numerica progressiva) e di apposizione del numero di protocollo a un determinato documento digitale.
2. Obbligatorietà del protocollo informatico
Dlgs 30 marzo 2001, n. 165
Il Dlgs 30 marzo 2001, n. 165 specifica, in maniera chiara e precisa, cos’è una pubblica amministrazione e, di conseguenza, chi è obbligato a implementare il protocollo informatico:
Per amministrazioni pubbliche s’intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale.
Quindi, qualsiasi tipo di ente o ufficio che possa ritenersi pubblico deve, necessariamente e obbligatoriamente, dotarsi di protocollo informatico.
3. Linee guida per l’adozione del protocollo informatico
Decreto del 14 ottobre 2003
Il testo contiene gli adempimenti minimi a cui le pubbliche amministrazioni sono tenute e le funzionalità che il protocollo informatico deve garantire. In sintesi:
- Ogni pubblica amministrazione deve dotarsi di un manuale di gestione, dove siano indicati, ad esempio, i flussi di gestione documentale, il piano per garantire la sicurezza dei documenti, le unità organizzative coinvolte, il sistema di classificazione dei documenti;
- Il protocollo informatico deve, per ciascun documento, riportare le informazioni basilari riportate nel già citato DPR 28 dicembre 2000, n. 445;
- Ogni pubblica amministrazione deve individuare e notificare, per ogni AOO istituita, chi è il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
4. Interoperabilità
Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28
Il focus della Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28 è, essenzialmente, incentrato sul concetto di interoperabilità dei protocolli informatici. Come già detto in precedenza, non esiste un solo modo tecnico/tecnologico per gestire il protocollo informatico. Resta fondamentale la necessità che i protocolli informatici adottati dalle varie PA “parlino tra loro”, così da facilitare lo scambio di documenti.
Per raggiungere tali obiettivi, il protocollo informatico deve adottare standard, modalità di trasmissione e formati che siano compatibili con quelli di altri protocolli informatici.
Al riguardo, le specifiche tecniche sono contenute nell’articolo 18, comma 2, del decreto del presidente del Consiglio dei ministri 31 ottobre 2000.
5. Regole tecniche per la protocollazione
Gazzetta Ufficiale 12 marzo 2014, n° 59; Supplemento Ordinario n° 20
Il DPR 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del Codice dell’amministrazione digitale) stabilisce, tra le indicazioni più importanti, che:
- Le regole tecniche per la protocollazione dei documenti informatici sono riportate negli articoli 40-bis, 41 e 47 del Codice dell’amministrazione digitale;
- Le pubbliche amministrazioni devono individuare le aree organizzative omogenee (AOO) e adottare il manuale della conservazione;
- La figura del responsabile della gestione documentale è obbligatoria in tutte le PA.
6. Linee guida
Articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale
Dei riferimenti normativi riportati fino a ora, questo è sicuramente uno dei più tecnici. L’articolo in questione stabilisce che la gestione del protocollo informatico e dei documenti informatici deve essere svolta secondo quanto riportato nelle Linee guida stilate e promosse dall’AgID (Agenzia per l’Italia digitale). Linee guida che vengono aggiornate periodicamente.
Tutte questioni che richiedono il lavoro di professionisti del settore con una comprovata esperienza alle spalle.
Approfondimento: Regole tecniche del documento informatico: le indicazioni per le PA
Software per la gestione del protocollo informatico
Senza mai diventare eccessivamente tecnici e senza mai addentrarsi davvero nelle indicazioni della normativa, si evince quanto articolata e complessa possa essere l’implementazione di un protocollo informatico. La cui gestione può essere sensibilmente semplificata dall’adozione di un software per la gestione del protocollo informatico. Un software come Piuma.
Piuma è realizzato dall’area progettazione e innovazione della Bucap. Ed è una soluzione ottimale perché riesce e integrare le specifiche tecniche richieste dalla normativa sul protocollo informatico con le esigenze archivistiche, quindi con la necessità di poter archiviare e recuperare un dato documento digitale in qualsiasi momento. Uno strumento imprescindibile nella gestione documentale di qualsiasi pubblica amministrazione.
