Dopo aver visto qual è la definizione di protocollo informatico, andiamo a vedere quali sono gli obiettivi che ci si prefigge introducendo questo strumento fondamentale per la gestione documentale digitale all’interno di un’azienda.

L’obiettivo primario per l’introduzione del protocollo informatico è quello di sostituire ogni altra tipologia di protocollazione dei documenti e di coordinare in modo univoco il workflow documentale all’interno dell’unità operativa e della relativa struttura (sia essa un ufficio, un’azienda, una AOO o un’intera PA) .

Con la realizzazione di tale obiettivo, il protocollo informatico permette un’identificazione coerente e armonica di ciascun documento sottoposto o da sottoporre a gestione documentale, associandolo a informazioni certe di provenienza e data di acquisizione.

Nelle strutture complesse come le PA, l’introduzione del protocollo informatico assolve a un altro obiettivo in termini di riduzione dei costi e aumento d’efficienza: l’eliminazione degli uffici di protocollo attraverso l’automazione del workflow documentale.

Non ultimo, tra gli obiettivi legati all’introduzione del protocollo informatico, si può annoverare l‘incremento dell’efficienza delle operazioni legate al reperimento delle informazioni dal sistema documentale. Con l’eliminazione dell’archiviazione e della gestione documentale cartacea in favore del protocollo informatico e della gestione documentale digitale, con poche operazioni si potrà avere accesso all’intera documentazione relativa a una pratica d’interesse.

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