Dopo aver visto in cosa consiste la registrazione, continuiamo ad analizzare gli elementi fondanti del nucleo minimo di protocollo informatico. In questo caso ci occuperemo della segnatura.
La segnatura, nel protocollo informatico, consiste nell’associazione al documento, in modo permanente e non modificabile, delle informazioni d’archiviazione.
Le informazioni minime che la segnatura deve imputare al documento sono le seguenti:
- Identificazione dell’amministrazione o dell’ufficio che sta archiviando il documento;
- Identificazione dell’AOO o dell’Unità Operativa interessata;
- Numero di protocollazione;
- Data di protocollazione;
La segnatura, per una corretta gestione documentale informatica, è un’operazione che deve avvenire contemporaneamente alla registrazione di protocollo.
La segnatura si applica sia ai documenti in entrata che a quelli in uscita e il suo scopo è quello di legare in modo univoco e inequivocabile il documento alla rispettiva registrazione di protocollo informatico.
Per ottenere il massimo dell’interoperabilità delle segnature tra i vari sistemi di protocollo informatico, le informazioni vengono salvate in linguaggio XML.
