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Protocollo informatico: la registrazione

Come abbiamo visto per ciò che riguarda il nucleo minimo del protocollo informatico, la registrazione rientra nelle operazioni di base della gestione documentale digitale, così come definita dal Codice dell’Amministrazione digitale. Se è vero che tale documento si presenta come la guida e regola per la dematerializzazione della PA, molte delle sue indicazioni possono essere ritenute utili anche per i privati (PMI, società e professionisti) che hanno optato per l’archiviazione digitale e la conservazione sostitutiva.

Andiamo a vedere, dunque, in cosa consiste la registrazione nell’ambito del protocollo informatico. Attraverso la registrazione, il documento assumerà alcune caratteristiche che gli permetteranno la corretta collocazione nell’archivio e, dunque, l’immediata reperibilità.

Gli elementi che il documento digitale assume in fase di registrazione sono i seguenti:
  • Numero di protocollo (generato dal sistema);
  • Data di registrazione (generato dal sistema);
  • Oggetto del documento:
  • Impronta del documento (quando trasmesso per via telematica).

Per una corretta archiviazione tali informazioni dovranno essere registrate in forma non modificabile.

In un’ottica archivistica risulta subito evidente la ragione per la quale le informazioni legate al documento digitale in fase di registrazione siano ritenute elementi fondamentali del protocollo informatico di gestione documentale.

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