Da diversi anni, si tratta di una procedura diventata obbligatoria per i soggetti interessati. Sono diversi i dubbi che gravitano intorno alla compilazione e al mantenimento del registro giornaliero di protocollo.

Qui ci sono cinque risposte ad altrettante comuni domande.

1. Cos’è?

Come il nome stesso suggerisce, il registro giornaliero di protocollo può essere considerato come una sorta di rendicontazione. In esso, infatti, devono essere riportate le registrazioni di tutti i documenti in entrata e in uscita da un’organizzazione.

Le registrazioni devono essere:

• Progressive (la registrazione delle entrate e delle uscite deve seguire l’ordine temporale);
• Univoche (ogni movimento relativo a un documento deve poter essere individuato in maniera univoca).

2. Chi è obbligato a tenerlo?

A partire dall’11 ottobre 2015, le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate:

• A generare, ogni giorno e secondo le disposizioni stabilite per legge, il registro giornaliero di protocollo;
• A inviarlo al Servizio di Conservazione Digitale entro la giornata lavorativa successiva.

3. Cosa deve contenere?

Nel registro giornaliero di protocollo, per ogni documento in entrata e/o in uscita, devono essere riportate queste informazioni fondamentali:

• Numero di protocollo del documento;
• Data di registrazione di protocollo;
• Mittente per i documenti ricevuti, destinatario (o destinatari) per i documenti inviati;
• Oggetto del documento;
• Data e protocollo del documento ricevuto (solo se queste due informazioni sono disponibili);
• Impronta del documento informatico (se il documento è stato trasmesso per via telematica);
• Indicazione del registro nel quale è stata effettuata la registrazione.

4. Come procedere con la formazione del registro?

Il registro giornaliero di protocollo può essere facilmente formato procedendo con l’estrazione statica dei dati contenuti nel Sistema di gestione informatica del protocollo dell’Ente. Per quanto riguarda i formati (che devono sempre presentare le caratteristiche di immodificabilità e di staticità), possono essere utilizzati, ad esempio:

• PDF;
• DOCX;
• ODF;
• TXT (Codifica UTF 8);
• XML;
• JPEG;
• PNG.

L’elenco non è esaustivo. Si evince, comunque, che bisogna prediligere formati le cui specifiche tecniche siano pubbliche.

5. Come funziona la trasmissione del registro?

Come già detto, il registro di protocollo deve essere inviato al servizio di Conservazione Digitale (gestito da un conservatore accreditato, se esterno all’Ente) entro la giornata lavorativa successiva.