Si tratta di una delle prassi e degli strumenti che vengono impiegati per garantire il buon funzionamento e, soprattutto, la sicurezza di qualsiasi pubblica amministrazione. Stiamo parlando del registro giornaliero di protocollo. Che riguarda, in particolare, cinque grandi macro-tipologie di documenti.
Cos’è il registro giornaliero di protocollo
Il registro giornaliero di protocollo è una registrazione o una rendicontazione di tutti i documenti in entrata e in uscita da una pubblica amministrazione in un dato giorno. Secondo quanto stabilito dalla normativa di riferimento, la registrazione deve essere:
- Progressiva;
- Univoca.
A partire dall’11 ottobre 2015, tutte le pubbliche amministrazioni sono obbligate a tenere un registro giornaliero di protocollo.
Perché è importante
È, volendo dare una risposta sintetica, una questione di sicurezza. Il decreto del presidente del Consiglio dei ministri del 3 dicembre 2013 stabilisce quali sono le regole tecniche in materia di protocollo informatico. Regole tecniche che guidano le pubbliche amministrazioni nell’adeguamento dei propri sistemi di gestione documentale.
Per quanto riguarda i requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico, tra questi risulta anche la corretta gestione del registro giornaliero di protocollo.
5 macro-tipologie di documenti
Nel registro giornaliero di protocollo, quindi, devono essere riportati i movimenti (in entrata e in uscita, come già detto) di queste cinque tipologie di documenti:
- Tutti i documenti ricevuti o spediti da una PA;
- Tutti i documenti informatici (senza nessuna possibile omissione o esclusione, questo punto è particolarmente importante);
- Comunicazioni, di qualsiasi tipo, che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica;
- Comunicazioni che arrivano alle o sono inviate dalle caselle di posta elettronica certificata;
- Istanze e dichiarazioni inviate/presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica (che rispettano determinati requisiti – Art 65 Codice Amministrazione Digitale).
