Registro giornaliero di protocollo: 3 cose da sapere sui metadati
Il registro giornaliero di protocollo è una registrazione, obbligatoria per tutte le PA, di tutti i documenti in entrata e in uscita da un’organizzazione. La compilazione di tale documento deve seguire delle regole e delle procedure ben precise. La registrazione di protocollo deve possedere un nucleo minimo di informazione, tali informazioni sono rappresentate da metadati specifici. Ma cosa sono i metadati?
Al riguardo, ci sono tre cose importanti da sapere.
Cosa sono i metadati
Come il nome stesso suggerisce, si tratta di un insieme di dati che devono necessariamente essere associati a un documento informatico. Tali dati hanno una funzione ben specifica: servono a identificare, in maniera univoca, il documento in questione e a descriverne contenuto, contesto e struttura.
Quali sono i metadati minimi di una registrazione di protocollo
Ogni documento informatico deve, a norma di legge, prevedere dei metadati minimi, fondamentali per assicurare validità e permettere una corretta gestione e archiviazione del documento stesso. Tali metadati minimi sono:
- Identificativo: una sequenza di caratteri alfanumerici associata al documento informatico, che ne consente l’identificazione in maniera univoca.
- Data di chiusura: il momento nel quale il documento informatico è stato “chiuso” e diventa quindi immodificabile.
- Oggetto: di cosa si parla nel documento o, in generale, qual è la sua natura.
- Soggetto produttore: nome, cognome e codice fiscale del soggetto che ha l’autorità o la competenza per produrre il documento.
- Destinatario: nome, cognome e codice fiscale del soggetto che ha l’autorità o la competenza per ricevere il documento.
Qual è l’importanza dei metadati
Se i metadati sono stati strutturati e compilati correttamente, il Sistema di Gestione documentale è in grado di archiviare e gestire i documenti (informatici o analogici) in maniera ordinata. In particolare un adeguato uso dei metadati permette di:
- recuperare un documento in breve tempo;
- risalire a chi ha compilato/ricevuto il documento;
- recuperare in breve tempo un’informazione specifica contenuta nel documento in questione.
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