Con la pubblicazione del DPCM 3 dicembre 2014 nella Gazzetta ufficiale n° 59 del 12/03/2014, la figura centrale della conservazione documentale a norma, che finora abbiamo chiamato “Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico”, diventa “Responsabile della gestione documentale”.

Nel glossario allegato al DPCM si legge che il Responsabile della gestione documentale è il dirigente o il funzionario in possesso di requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, dedicato al servizio per la tenuta del protocollo informatico, del workflow documentale e degli archivi. Egli produce il pacchetto di versamento e si occupa del versamento del pacchetto nel sistema di conservazione.

Accanto al Coordinatore della gestione documentale, quella del Responsabile della gestione documentale è una delle figure professionali chiave nel processo di gestione documentale introdotte dal DPCM 3 dicembre 2014. Esso dovrà lavorare in sinergia con il Responsabile della conservazione e del Responsabile della privacy. Insieme dovranno redigere e vigilare sull’applicazione del Manuale di gestione, un documento che diventa sempre più il punto di riferimento tecnico per tutti i responsabili, gli operativi e i tecnici della PA che si occupano di gestione documentale e di procedimenti amministrativi.

Per sapere di più sul ruolo del Responsabile della gestione documentale e sulle altre novità introdotte dal DPCM 3 dicembre 2014, non mancate di leggere l’approfondimento a cura di Serena Bussani e Gianni Penzo Doria: Il Manuale di gestione del protocollo informatico secondo le nuove regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013.