Una figura centrale nella gestione documentale nella pubblica amministrazione. Una figura di grande responsabilità, perché se la gestione documentale funziona bene, allora una PA riesce a lavorare meglio e a erogare un servizio molto più efficiente ai cittadini.

Nella pubblica amministrazione, la figura centrale della gestione documentale (ruolo in precedenza indicato come “responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico”) è il responsabile della gestione documentale. Ovviamente, nel tempo la sua figura e suoi compiti sono cambiati molto. Nella variegata normativa che lo riguarda, comunque, è possibile individuare due grandi riferimenti: il DPCM 3 dicembre 2013 e le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Temi:

• DPCM 3 dicembre 2013: una definizione
• Linee Guida: i compiti
• Nomina
• Responsabile della conservazione e responsabile della gestione documentale

DPCM 3 dicembre 2013: una definizione

Nel glossario allegato al DPCM 3 dicembre 2013 si legge che il responsabile della gestione documentale è il dirigente o il funzionario in possesso di requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica, dedicato al servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. Egli produce il pacchetto di versamento e si occupa del versamento del pacchetto nel sistema di conservazione.

Quella del responsabile della gestione documentale è una delle figure professionali chiave nel processo di gestione documentale introdotte dal DPCM 3 dicembre 2013. Esso deve lavorare in sinergia con il responsabile della conservazione e il responsabile della privacy. Insieme dovranno redigere e vigilare sull’applicazione del manuale di gestione, uno strumento che diventa sempre più il punto di riferimento tecnico per tutti i responsabili, gli operativi e i tecnici della PA che si occupano di gestione documentale e di procedimenti amministrativi.

Linee Guida: i compiti

Le già citate Linee Guida entrano molto più nello specifico e “legano” i compiti del responsabile della gestione documentale alla tenuta del manuale di gestione documentale e al protocollo informatico.

Per la precisione, le Linee Guida, in merito a questa figura, chiariscono che il responsabile della gestione documentale è preposto al servizio stabilito dall’articolo 61 comma 1 del TUDA (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, DPR 445 del 2000):

Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi [attività che poi, in sostanza, erano già presenti anche nel DPCM 3 dicembre 2013] in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

Inoltre, nel capitolo 3.4 delle Linee Guida, si può leggere che:

[Il responsabile della gestione documentale, d’intesa con il responsabile della conservazione e il responsabile per la transizione digitale] predispone il manuale di gestione documentale relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso ai documenti informatici nel rispetto della normativa in materia di trattamenti dei dati personali ed in coerenza con quanto previsto nel manuale di conservazione.

Il manuale di gestione documentale, inoltre, deve contenere:

• Misure per la sicurezza informatica dispose dall’AgID;
• Diposizioni in materia di protezione dei dati personali;
• Indicazioni in materia di continuità operativa.

Tutte responsabilità che, quindi, ricadono sulla figura del responsabile della gestione documentale d’intesa con il responsabile della conservazione e il responsabile per la transizione digitale.

Nomina

In ogni pubblica amministrazione devono essere individuate le AOO, aree organizzative omogenee. Si tratta di un insieme di uffici che possono lavorare insieme perché si occupano di attività o documentazioni affini (volendo dare una definizione comunque semplificata).

Ogni AOO deve necessariamente prevedere la presenza di un responsabile della gestione documentale. La legge prevede che tale figura professionale debba essere nominata internamente a una data pubblica amministrazione.

Responsabile della conservazione e responsabile della gestione documentale

Sono già stati citati in precedenza. Eppure, responsabile della gestione documentale e responsabile della conservazione non vanno confusi tra loro.

• Responsabile della gestione documentale. Come si è visto, è il professionista che si occupa della tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi.
• Responsabile della conservazione documentale. È la figura professionale che definisce e attua le politiche complessive di un sistema di conservazione nella PA.

Ed entrambi, come indicato, rappresentano gli “attori” della predisposizione e tenuta di un manuale di gestione documentale.