Il Responsabile del Servizio di protocollo informatico (RdS, in acronimo) è il fulcro della realizzazione della pratica della gestione documentale digitale.

Il suo ruolo è fondato su basi normative: nello specifico, l’articolo 61 del dpr 445/2000; il suo compito precipuo è quello di garantire la corretta attuazione delle regole di gestione del  protocollo informatico non solo sotto il profilo procedurale, ma anche sotto quello legale.

Il Responsabile del Servizio di protocollo informatico deve essere nominato attraverso un atto formale della società o dell’Ente che procede all’implementazione del protocollo.

Tra i numerosi compiti del Responsabile del Servizio di protocollo informatico, possiamo annoverare:

  • La definizione delle modalità e delle procedure per l’introduzione del protocollo informatico e la sostituzione degli eventuali protocolli documentali non omologati;
  • La definizione dei documenti che rientrano nell’obbligo di gestione tramite protocollo informatico e quelli che ne sono esclusi;
  • La definizione dell’iter di protocollazione;
  • La definizione delle modalità d’impiego del registro di emergenza;
  • La definizione degli accessi ai documenti protocollati;
  • La predisposizione del manuale di gestione del protocollo informatico e la verifica della sua applicazione;
  • La definizione delle modalità di trasferimento agli archivi di deposito delle pratiche chiuse.

Data la vastità dei compiti dei quali è investito il Responsabile del Servizio di protocollo informatico, il ruolo dovrà essere ricoperto da un tecnico esperto di tali procedure.

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