Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico: evoluzione della figura
Si tratta di una figura cardine nella gestione documentale delle PA. Una figura, quella del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, che negli anni ha subito una marcata evoluzione.
Una definizione
Il decreto del presidente del Consiglio dei ministri del 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche per il protocollo informatico, definisce il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico come il:
“Dirigente o funzionario, comunque in possesso d’idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione”.
Tre concetti da chiarire
Prima di elencare le sue funzioni, è importante, alla luce della definizione data, chiarire tre concetti che sono stati appena accennati:
- Protocollo informatico. Con questo nome, s’indica l’insieme di procedure informatiche e infrastrutture ICT di cui ogni pubblica amministrazione deve dotarsi nella gestione dei propri flussi documentali.
- Pacchetto di versamento. Anche detto Submission Information Package (SIP), si tratta di un insieme di dati che l’addetto alla conservazione invia al sistema di conservazione. Le specifiche, il formato e le tipologie d’informazioni raccolte in un SIP possono variare in base al tipo di sistema che si adopera.
- Sistema di conservazione. Un sistema di conservazione è dato dall’insieme di regole e procedure e software la cui applicazione garantisce una corretta ed efficace conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici. Tali Sistema assicurano che il documento sia integro, immodificabile e sempre recuperabile. (vedi anche il Sistema B-CoD Bucap per la conservazione digitale)
Funzioni ed evoluzione
Alla luce di quanto specificato, il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico svolge l’importante ruolo, nelle PA, di gestire tutte le fasi del flusso documentale, dalla produzione del documento fino alla sua conservazione.
Con la pubblicazione del DPCM 3 dicembre 2014, la figura del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico è cambiata ed evoluta nel responsabile della gestione documentale: si tratta della figura professionale che gestisce protocollo informatico, workflow documentale e tenuta degli archivi.
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