Come abbiamo visto, due operazioni fondamentali correlate al protocollo informatico sono la registrazione e la segnatura. Grazie a tali interventi, il documento viene introdotto e inquadrato nel workflow documentale.

Affinché il protocollo informatico mantenga la propria trasparenza di gestione e la propria validità, è importante che la registrazione e l’apposizione della segnatura rispettino i tempi di applicazione. Le due operazioni devono, infatti, avvenire rigorosamente in simultanea; in tal modo si garantisce che ogni registrazione del protocollo informatico venga eseguita esattamente nel momento in cui il documento sia stato effettivamente ricevuto o sia stato  effettivamente inviato.

Da evitare il caso in cui le registrazioni di protocollo avvengano senza disporre effettivamente del documento: una buona prassi legata al buon senso e alla basilari regole di gestione documentale.

Tale buona prassi nella gestione del protocollo informatico è divenuta norma tecnica per la gestione documentale dematerializzata della Pubblica Amministrazione.

La modalità di registrazione e di apposizione della segnatura possono variare da caso a caso, poiché è legata alla tecnologia impiegata per il protocollo informatico.

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