Archivistica: il titolario di classificazione e il registro di protocollo
Quando si parla di archivistica, sono due gli elementi fondamentali che qualunque buon archivista deve saper padroneggiare. E sono indispensabili per la creazione di un archivio ordinato, coerente e funzionale. Stiamo parlando di titolario di classificazione e registro di protocollo: di cosa si tratta e perché devono essere gestiti di pari passo?
Il titolario di classificazione
Il titolario di classificazione potrebbe essere considerato un po’ come il “cuore” di un archivio. Per un motivo facilmente spiegale: il titolario, infatti, è il criterio, o il sistema, in base al quale i documenti, all’interno di uno specifico archivio, sono classificati e catalogati in un determinato modo.
In altre parole, è grazie al titolario di classificaizone che è possibile recuperare e consultare facilmente i documenti contenuti in un archivio. Titolario che, solitamente, è diviso in diverse categorie, ognuna delle quali contrassegnata in maniera univoca. Il titolario di classificazione è assolutamente obbligatorio all’interno della PA.
Il registro di protocollo
Volendo dare una definizione, il registro di protocollo è l’insieme di registrazioni progressive e univoche relative alla movimentazione documentale in entrata e in uscita da un’organizzazione. Ovvero, nel registro di protocollo vengono conservate tutte le informazioni relative ai documenti in ingresso e in uscita.
Il registro di protocollo ha la funzione di attestare dal punto di vista probatorio l’avvenuta ricezione o l’avvenuto invio di un documento.
Il titolario di classificazione invece ha una funzione prettamente organizzativa e permette la razionali sedimentazione della documentazione, agevolando l’attività pratica di gestione dell’archivio.
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