I fascicoli del protocollo informatico sono generalmente legati a un procedimento, ordinati rispetto all’anno di esercizio o in base ad altra logica di fascicolazione. Per sua natura, dunque, la vita di un fascicolo e la sua utilità nell’archivio corrente sono limitate. Almeno una volta all’anno, infatti, è opportuno che il Responsabile del servizio di workflow documentale e degli archivi valuti il trasferimento dei singoli fascicoli nell’archivio di deposito.

L’archivio di deposito mantiene la stessa struttura dell’archivio corrente. Per tale motivo, i fascicoli trasferiti dovranno mantenere la stessa posizione, la stessa organizzazione e la stessa serie di pertinenza dell’archivio corrente.

Oltre ciò, il ruolo del Responsabile del flusso dei documenti nell’ambito del protocollo informatico prevede altresì la tenuta di un registro nel quale tenere traccia dei fascicoli e delle serie che sono state valutate come concluse e trasferite all’archivio di deposito. Lo scopo del trasferimento all’archivio di deposito dei fascicoli e delle serie concluse è quello di alleggerire l’archivio corrente del protocollo informatico dei documenti e delle informazioni di cui non si prevede la fruizione nel quotidiano, mantenendo la facilità di reperibilità di ogni informazione che caratterizza il protocollo informatico.

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