Le PMI spesso fanno ricorso a soluzioni open source per soddisfare esigenze informatiche evitando gli investimenti e ancor prima di valutarne l’entità. Questo vale anche per la gestione documentale, con il ricorso al protocollo informatico open source. Ma, tutto sommato, è la soluzione più conveniente?

Andiamo ad analizzare i vantaggi e gli svantaggi del ricorso a un protocollo informatico di questo genere, iniziando dai vantaggi: la gratuità, l’immediatezza di acquisizione e la libertà da ogni contratto di fornitura vincolante. Questi elementi spesso bastano per far protendere le aziende verso la scelta della soluzione open source, senza una seria valutazione degli svantaggi e dei rischi ad essa legati.

Un protocollo informatico open source, infatti, richiede il costoso intervento di tecnici per l’adeguamento dell’architettura alle esigenze specifiche di gestione documentale e per l’integrazione con gli altri strumenti già impiegati in azienda. Questo, anche per evitare un impatto organizzativo che può vanificare i vantaggi derivanti da una gestione documentale informatizzata.

Un protocollo informatico open source, inoltre, non garantisce i necessari e rapidi aggiornamenti delle procedure nel caso di introduzione di novità normative in fatto di gestione documentale e conservazione sostitutiva.

Affidandosi a servizi professionali del settore, le PMI potranno contare, tra l’altro, su un protocollo informatico integrato in un sistema completo di gestione documentale che copre a 360° le esigenze della PMI.

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